موقع إقرأ يعرض عليكم موضوع فيه نموذج رسالة هاتفية واردة ، ونموذج محضر اتصال هاتفي، ونموذج مذكرة هاتفية، وأنواع أجهزة الاتصال الهاتفي، والقواعد الأساسية في الرد على المكالمات الهاتفية، ومفهوم الاتصالات الهاتفية، ومعالجة المكالمات الهاتفية، واهمية المكالمات الهاتفية، فتابعوا معنا على موسوعة إقرأ لتطلعوا على التفاصيل نتمنى أن تلقى إعجابكم.
نموذج رسالة هاتفية واردة
إليكم في مقالنا هذا نموذج رسالة هاتفية واردة، وللاتصال الهاتفي قواعد وفنون يجب على السكرتير معرفتها لأداء عمله بشكل صحيح ولتحقيق رضا مديريه والمتعاملين الداخليين للمنشأة، حيث من السهل جداً الحكم على أي منشأة بمستوى تميز خدماتها من خلال التعامل الهاتفي معها.هي تلك الاتصالات الهاتفية التي ترد الى المكتب أو المنشأة وعلى السكرتير أن يتعامل معها وفق التالي:
- الحرص على الرد بسرعة، وأن لا يترك جرس الهاتف عند سماعه لأكثر من ثلاث مرات.
- أن يحرص السكرتير على التعريف بنفسه واسم المنشأة التي يعمل بها. على سبيل المثال “السلام عليكم شركة هاديكو للنقليات، مكتب المدير العام عادل معك أي خدمة”.
- يجب أن تكون منصتاً جيداً وتركز على ما يقوله المتصل، وأن تعطيه الوقت الكافي لأن يدلي بحديثه، وأن تكون متأكداً من جميع النقاط التي ذكرت لك وأن تستوضح من المتصل إذا كان لديك غموض أو سوء فهم عن المعلومات التي ذكرت لك.
- أن يحرص السكرتير على عدم مقاطعة المتحدث ,ان يوحي للمتصل بأنه متابع ومنصت له كقول كلمة “نعم” بين الحين والآخر.
- أن يكون دقيقاً في جمع المعلومات والبيانات من المتصل.
- أن تتقن مهارة تدوين الملاحظات والرسائل من المتصل وأن تحرص على ذلك.
النموذج:
مذكرة هاتف
Telephone Message
اليوم:……………………………….Day الى السيد:……………………………:To Mr.
الساعة:…………………………….Time التاريخ:…………………………………:Date
عندما كنتم في الخارج
While you were out
السيد:…………………………………………………. …………………………………:Mr.
تلفون:……………………………..Tel: من:……………………………………:From
جوال:………………………………………………………………………………….:Mobile
رسالة:……………………………………………………………………………….:Message
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
نموذج محضر اتصال هاتفي
نموذج رسالة هاتفية واردة: فيما يلي من هذه الفقرة نموذج محضر اتصال هاتفي على شكل ملف جاهز للتحميل:
نموذج مذكرة هاتفية
نموذج رسالة هاتفية واردة: تعد المذكرة الهاتفية احدى اشكال المذكرات المختصرة، يكتسب الطالب مهارة تدوين المعلومات المتعلقة بالمذكرة الهاتفية/تعويد الطالب على إتقان مهارة التركيز والاستماع لجمع المعلومات المطلوبة نشاط تصميم مذكرة الهاتف: مذكرة الهاتف هي شكل من أشكال الملاحظات الموجزة لتصميم هذه المذكرة، إليكم هنا نموذج مذكرة هاتفية:
أنواع أجهزة الاتصال الهاتفي
نموذج رسالة هاتفية واردة: يلعب الاتصال الهاتفي دورا كبيرا في تسهيل الاتصال السريع بين الجهات الرسمية وإداراتها وفروعها وبينها وبين المواطنين ، ويغني في كثير من الأحيان عن الاستفسارات الكتابية والمراجعات الشخصية المتكررة كما أنه يعتبر قناة حيوية من قنوات الاتصال التي تنساب من خلالها المعلومات والبيانات :
- على السكرتير التخلص من جميع العوامل المؤثرة على سماع المتحدث كالضوضاء من أجهزة المذياع الصوتي والمرئي أو محادثة زملائه في المكتب أو حتى صوت بعض الأجهزة التي تستخدم عادة في المكاتب مثل آلة التصوير وجهاز الفاكس والطابعة وغير ذلك.
- في حالة وجود أكثر من هاتف في المكتب والسكرتير مشغول مع الهاتف ووردت مكالمة أخرى احرص على الاستئذان من المتحدث الأول بلباقة لتقوم بالرد على الهاتف الثاني، كقولك على سبيل المثال “آسف يا عزيزي الهاتف الأخر يرن، هل يمكن أن أضعك على الانتظار قليلاً” واحرص بأن لا تتركه ينتظر طويلاً عند قيامك بالرد على الهاتف الثاني وأبلغ المتحدث الثاني مباشرة في بداية المخاطبة بأن ينتظر قليلاً لانشغالك بمحادثة مع الهاتف الأول وليكن ذلك بلطف مثل “السلام عليكم أنا الان في مكالمة على الهاتف الثاني، هل يمكن أن أضعك على الانتظار قليلاً؟” ولا تنس أن تعود مع مكالمتك الأولى مبتدءاً بالشكر على انتظاره مع الأخذ بعين الاعتبار مكانة الشخص الذي تتحدث معه.
- يجب أن يحرص السكرتير على عدم إطالة مدة الانتظار عن دقيقة، وإذا لزم الأمر أن يكون الانتظار طويلاً كالبحث عن المعلومات معينة تستدعي وقتاً طويلاً يجب توضيح ذلك الى المتحدث، أو أخذ رقمه وأن تقوم بالاتصال به لاحقاً.
- على السكرتير أن يتأكد دائماً بأن مديره مستعد لتلقي المكالمة، وذلك بمعرفة اسم المتصل بلباقة وأدب ووضعه على الانتظار، ثم يقوم السكرتير بإبلاغ مديره باسم المتصل لمعرفة مدى رغبته في تلقي المكالمة أم لا.
- وفي حالة رغبة المدير، يرجع السكرتير للمتصل ويشكره على الانتظار ويحول مكالمته. وفي حالة عدم رغبة مديره في استقبال المكالمة فإنه يعتذر بلباقة للمتصل عن عدم قدرة المدير على استقبال المكالمة في هذا الوقت ويقوم بواجبه كسكرتير في تدوين المكالمة في سجل المكالمات الواردة، مع استكمال المعلومات الخاصة بالمتصل كاسمه ورقم هاتفه وسبب المكالمة …الخ.
قد يهمك:
- نموذج رسالة للقنصلية
- نموذج رسالة ماجستير
- نموذج رسالة لمريض
- نموذج رسالة ماجستير pdf
- نموذج رسالة ماجستير doc
- نموذج رسالة ميرش باي امازون
- نموذج رسالة مناشدة
- نموذج رسالة نقل موظف
- نموذج رسالة نهاية خدمة
- نموذج رسالة نقل موظف داخلي
القواعد الأساسية في الرد على المكالمات الهاتفية
القواعد الأساسية في الرد على المكالمات الهاتفية:
- رفع السماعة خلال ثلاث رنات على الأكثر.
- تحية المتصل.
- اذكر اسمك.
- أسأل العميل عما إذا كان في حاجة لخدماتك.
- الانتظار على الخط.
- تحويل المكالمة.
- إنهاء المكالمة.
- الحصول على المعلومات من المتحدث.
- تدوين المعلومات.
مفهوم الاتصالات الهاتفية
كلمة اتصال مشتقة من الكلمة اللاتينية communis وتعني المشاركة في الرأي أو الحديث أو المشورة أو اتخاذ القرار.
- الاتصال او التواصل عبارة عن وصول فكرة أو كلمة أو معنى أو احساس من شخص إلى أخر , ويعتبر الإنسان أكثر قدرة على الاتصال , كونة قادر على النطق والكلام ويتمتع بحواس تمكنة من ذلك .
- فأثر الكلام والترويج له أثر كبير في نقل الافكار والمشاعر والثقافات من بلده أو مؤسسه الى اخرى .
- ونظرا لتدفق المعلومات وحجم المعارف الكبير كان ولابد من ايجاد وسائل معينة ومهارات اتصال لتوفير الوقت والجهد والمال أيضا والاستفادة من تجارب الآخرين باعتبار أن عملية الاتصال عملية مستمرة بين جميع البشر فالإنسان لايعيش بمفردة .
معالجة المكالمات الهاتفية
- إعداد دليل مُختص بالهواتف والعناوين.
- استقبال المكالمات الهاتفية القادمة.
- معرفة المتصل، والهدف من اتصاله.
- تحويل الاتصال إلى الجهة المُختصة.
- إجراء الاتصالات للمدير.
- تدوين المكالمات الهاتفية والغرض منها للمدير.
اهمية المكالمات الهاتفية
- بحسب موقع “ساينس ديلي”، أشار بحث جديد من جامعة تكساس في الولايات المتحدة إلى أن الأشخاص غالبا ما يختارون إرسال بريد إلكتروني أو رسائل نصية، على الرغم من أن المكالمات الهاتفية تؤدي إلى إحساس الترابط الذي يتوقون إليه.
- وقال أميت كومار المؤلف والمشارك في الدراسة، “اختار الناس الكتابة، لأنهم اعتقدوا أن المكالمة الهاتفية ستكون أكثر صعوبة، لكنهم كانوا مخطئين”، مضيفا، “يشعر الناس أنهم أكثر ارتباطا بشكل ملحوظ من خلال الوسائط القائمة على الصوت، لكن لديهم هذه المخاوف بشأن الإحراج الذي يدفعهم نحو وسائل التواصل القائمة على النصوص”. منقول.