السكرتير التنفيذي هو المسؤول عن الحفاظ على جدول أعمال المدير التنفيذي والمساعدة في تخطيط المواعيد واجتماعات مجلس الإدارة والمؤتمرات إلخ وحضور الاجتماعات وكذلك تلقي المكالمات الهاتفية وإعادة توجيهها والقيام بأداء مجموعة متنوعة من المهام الإدارية وتحتاج الوظيفة القدرة على إدارة الوقت والقيام بمهام مختلفة. و لهذا في هذا المقال سنقدم لكم الوصف الوظيفي لسكرتير تنفيذي.

الوصف الوظيفي لسكرتير تنفيذي

الوصف الوظيفي لسكرتير تنفيذي
الوصف الوظيفي لسكرتير تنفيذي

يُعرف الوصف الوظيفي للسكرتير التنفيذي بأنه الشخص المسؤول عن تدعيم الإدارة التنفيذية للشركة أو المؤسسة من خلال إدارة الجداول الزمنية، والمساهمة في مراجعة المستندات قبل إرسالها إلى موظفي الشركة أو أصحاب المصلحة، إضافة إلى ذلك يقوم السكرتير التنفيذي بالرد على المكالمات الهاتفية الهامة وإرسال رسائل البريد الإلكتروني الضرورية بالنيابة عن الإداريين التنفيذيين. و فيما يلي ستجد الوصف الوظيفي لسكرتير تنفيذي , و هو كالتالي :

  • المسمى الوظيفى : سكرتير تنفيذى
  • التبعية : الإدارة العليا كودالوظيفة : GM 003
  • الهدف و الغرض من الوظيفة:
  • تنفيذ الخطط و التعليمات و تنظيم و إدارة الشئون الخاصة بمكتب الإدارة العليا ومساعدة المدير العام و المدير التنفيذى فى الأعمال الروتينية و التأكد من تطبيق النظام المعتمد بمكتب الإدارة العليا
  • الرئيس المباشر:
  • أعضاء مجلس الإدارة
  • المدير العام
  • المدير التنفيذى
  • مدير مكتب المدير العام (الرئيس المباشر)
  • المهام و المسئوليات:
  • ينوب عن مدير مكتب المدير العام فى حالة عدم تواجده بسبب ظروف السفر و المرض و الأجازات أو خلو المنصب
  • إعداد جدول المواعيد و الأعمال الشهرى الخاص بالمدير العام و المدير التنفيذى
  • إعداد الخطة الأسبوعية لأعمال المدير العام و المدير التنفيذى
  • المحافظة على المظهر العام لمكتب الإدارة العليا من حيث النظافة و الترتيب
  • إستقبال زوار الإدارة العليا و الترحيب بهم
  • تنسيق جدول مواعيد المقابلات الخاص بالمدير العام و المدير التنفيذى
  • تحرير و طباعة الخطابات و المكاتبات الخاصة بالإدارة العليا
  • حفظ و صيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب الإدارة العليا بشكل يضمن سلامتها و سرعة إستدعائها
  • إستلام و توجيه البريد و الفاكس الوارد باسم الإدارة العليا و عرضه على المختص و فهرسة هذه المستندات
  • إستلام و توجيه و إرسال رسائل البريد الإليكترونى الخاصة بالإدارة العليا و فهرسة هذه الرسائل
  • تسجيل البريد و الفاكس الصادر من مكتب الإدارة العليا و فهرسة الفاكسات الصادرة
  • كتابة محاضر جميع الإجتماعات و الجلسات و التى يكون المدير العام أو المدير التنفيذى طرفاً فيها
  • التحضير للإجتماعات الخاصة بالإدارة العليا أو الإجتماعات الدورية و تنسيق و تجهيز كل الوثائق و المستندات التى تخص موضوع الإجتماع
  • نطاق المسئولية و الإشراف:
  • السكرتير التنفيذى للإدارة العليا يجب أن يصدر أوامر التحميل و أوامر الشغل و هو مسئول و مشرف على كل من:
  • 1- عامل النظافة
  • 2- عامل البوفيه
  • 3- السائق الخاص للمدير العام أو المدير التنفيذى
  • 4- المساعدن المباشرون للسكرتير التنفيذى
  • 5- المندوبين بمكتب المدير العام
  • السلطات و الصلاحيات:
  • السكرتير التنفيذى للإداراة العليا له سلطة مطلقة فى إصدار أوامر الشغل للأشخاص الواقعون تحت نطاقه الإشرافى بما يفيد صالح العمل و له حق طلب توقيع الجزاءات الإدارية عليهم و كذلك حق التوصية بالمكافآت و الحوافز للمتميزين من أفراد العمل بمكتب المدير العام وذلك بعد موافقة رئيسه المباشر
  • إصدار طلبات الشراء الخاصة بالأجهزة المكتبية و الأدوات الكتابية و المكتبية الخاصة بالإدارة العليا
  • السكرتير التنفيذى لا ينوب على الإطلاق عن المدير العام أو المدير التنفيذى و ليس له سلطة إتخاذ قرارات إدارية تجاه الإدارات و الأقسام الأخرى و لا يحق له إصدار أوامر شغل لغير من هم تحت نطاق إشرافه
    المؤهلات الدراسية:
    السكرتير التنفيذى للإدارة العليا يجب أن يحمل أى من المؤهلات التالية:
  • بكالريوس تجارة – قسم إدارة أعمال (عربى) – بكالريوس تجارة – قسم إدارة أعمال (إنجليزى)
  • بكالريوس تجارة خارجية – قسم إدارة أعمال – بكالريوس نظم معلومات إدارية
  • الخــبرات:
  • السكرتير التنفيذى للإدارة العليا يفضل أن يكون له أى من الخبرات السابقة التالية:
  • خبرة بأعمال السكرتارية لا تقل عن 5 سنوات منها سنة على الأقل فى وضع وظيفى مماثل (خبرة خارجية)
  • خبرة ثلاث سنوات كسكرتير مساعد (خبرة داخل الشركة)
  • اللـغــات:
  • اللغة العربية
    بطلاقة تحدثاً و كتابة مع إجادة الكتابة التعبيرية
  • اللغة الإنجليزية
    جيد جداً على الأقل تحدثاً و كتابة مع إجادة الكتابة التعبيرية (Technical Writing)

الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي

السكرتير والسكرتير التنفيذي هما من وظائف الأمانة والمساندة التنظيمية في الشركات والمؤسسات. ومع ذلك، هناك بعض الاختلافات الرئيسية بين الاثنين. إليك بعض النقاط التي توضح الفروق بينهما:

  • السكرتير
  • وظيفته الرئيسية هي تنظيم الجدول الزمني والمواعيد وإدارة المراسلات.
  • يقدم الدعم الإداري العام مثل الإجابة على المكالمات الهاتفية وإعداد الوثائق والتقارير البسيطة.
  • يدير ترتيبات السفر وحجز الفنادق وتنظيم الاجتماعات البسيطة.
  • قد يكون لديه مسئولية إدارة المكتب وترتيب الأوراق والملفات والمستندات.
  • السكرتير التنفيذي
  • يمتلك مهام سكرتير بالإضافة إلى مهام تنفيذية أكثر تعقيدًا.
  • يعمل بشكل وثيق مع الإدارة العليا ويقدم الدعم في اتخاذ القرارات وتخطيط الاجتماعات وكتابة التقارير المتقدمة.
  • يمكن أن يكون له دور في إدارة المشاريع والمتابعة الوثيقة لتنفيذ القرارات العليا.
  • يمكنه التعامل مع المعلومات الحساسة والسرية والحفاظ على سرية الشركة

مهام السكرتير التنفيذي

فيما يلي ستجد مهام السكرتير التنفيذي , و هو كالتالي :

  • إعداد جدول الأعمال للمدير التنفيذي والمساعدة في تخطيط المواعيد واجتماعات مجلس الإدارة والمؤتمرات إلخ.
  • التنسيق وحضور الاجتماعات بالنيابة عن المدير التنفيذي.
  • استقبال المكالمات الهاتفية وإعادة توجيهها حسب الطلب.
  • التعامل المراسلات الصادرة والواردة وترتيبها حسب الأولويات.
  • إعداد وتجهيز ترتيبات السفر للمديرين التنفيذيين.
  • التعامل مع الوثائق السرية والتأكد من بقائها بشكل آمن.
  • إعداد الفواتير و البيانات المالية وتقديم المساعدة في مسك الدفاتر.
  • مراقبة اللوازم المكتبية والتفاوض مع الموردين لضمان أكثر الطلبات فعالية من حيث التكلفة.
  • الحفاظ على السجلات الإلكترونية والورقية وضمان تنظيم المعلومات بحيث يمكن الوصول إليها بسهولة.
  • إجراء البحوث وإعداد العروض التقديمية و التقارير عند الطلب.

مهام وظيفة سكرتير

فيما يلي ستجد مهام وظيفة سكرتير , و هو كالتالي :

  • مسئول عن تنظيم حركة العمل داخل المكتب.
  • وضع جدول لتنظيم المواعيد والمقابلات الخاصة بالمدير.
  • القيام بترتيب الأوراق والمستندات الخاصة بالإدارة.
  • الرد على جميع المكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني والفاكسات.
  • التواجد خلال الاجتماعات الخاصة بالعمل لكتابة جميع الملاحظات والنتائج.
  • الإشراف على تنفيذ الأوامر والقرارات عن طريق متابعة الأقسام الأخرى.
  • كتابة التقارير لتوضيح الحالة العامة للعاملين والعمل.
  • استقبال جميع الشكاوى المقدمة من قبل الموظفين وعرضها على المدير.
  • توصيل كافة مقترحات العاملين بالشركة إلى المدير.
  • مراقبة العاملين والإشراف العام على حركة العمل.

الوصف الوظيفي للسكرتير في المدرسة

فيما يلي ستجد الوصف الوظيفي للسكرتير في المدرسة , و هو كالتالي :

  • أرشفة وحفظ السجلات والملفات والوثائق والمراسلات الخاصة بالمدرسة.
  • استقبال البريد الخاص بالمدرسة من مختلف المصادر وعرضه على مدير المدرسة ومتابعة البريد الصادر .
  • طباعة المراسلات والتقارير الصادرة من المدرسة.
  • إرسال البريد الخاص بالمدرسة إلى مختلف المصادر بعد عرضه وتوقيعه من مدير المدرسة.

قد يهمك :

مهارات السكرتير التنفيذي

فيما يلي ستجد مهارات السكرتير التنفيذي , و هو كالتالي :

1- حفظ و إستدعاء المستندات و الوثائق (Filling Skills)
2- تنظيم الإجتماعات و إعداد الأجندة و كتابة المحاضر (Organizing & Preparing for Business Meeting)
3- التعامل مع أجهزة الحاسب الألى المكتبية و المحمولة بإحتراف
4- التعامل مع برنامج (MS Word) بإحتراف و بسرعة كتابة لا تقل عن 40 كلمة/دقيقة
5- التعامل مع برنامج (Outlook Express) بإحتراف
6- التعامل مع برنامج (Power Point) و إعداد الشرائح و العروض التقديمية (Presentations)
7- التعامل مع برامج تصفح الإنترنت بإحتراف
8- التعامل مع أجهزة الطباعة و تصوير المستندات و الفاكسات و مفارم الورق و ماكينات التغليف بدرجة جيدة جداً
9- مهارات إدارية متوسطة لإدارة من هم تحت نطاق إشرافه و توزيع الأعمال عليهم
10- مهارات الإتصال الفعال و توصيل المعلومات للمتخصصين و لغير المتخصصين
11- المقدرة على إنجاز وأداء أكثر من عمل فى توقيت واحد بدون إرتباك
12- إعداد الصياغات التعبيرية المناسبة للمكاتبات باللغتين العربية و الإنجليزية

مهام السكرتير التنفيذي بالانجليزي

فيما يلي ستجد مهام السكرتير التنفيذي بالانجليزي , و هو كالتالي :

  • Prepare reports and correspondence.
  • Organize materials for presentations.
  • Making all arrangements related to the General Manager’s trips.
  • Providing accommodations for the company’s visitors from abroad.
  • Prepare the appropriate rooms for meetings.
  • Continuous follow-up of the General Manager’s agenda.
  • Submit a report on the company’s expenses to the director.
  • Providing all supplies for meetings and meetings.
  • Providing office furniture and office needs at appropriate prices.
  • Completing international contract deals with shipping companies.
  • Establishing an electronic archive system and a paper one.
  • Perform some office tasks such as photocopying and copying.
  • Organize all data for emails and numbers.
  • القيام بإعداد التقارير والمراسلات.
  • تنظيم المواد الخاصة بالعروض التقديمية.
  • القيام بكافة الترتيبات المتعلقة برحلات المدير العام.
  • توفير أماكن إقامة زوار الشركة من دول الخارج.
  • تجهيز القاعات المناسبة لعقد الاجتماعات.
  • المتابعة المستمرة لأجندة المدير العام.
  • تقديم تقرير عن مصاريف الشركة للمدير.
  • تأمين كافة مستلزمات اللقاءات والاجتماعات.
  • توفير أثاث واحتياجات المكتب بالأسعار المناسبة.
  • إتمام صفقات التعاقد الدولي مع شركات الشحن.
  • وضع نظام إلكتروني للأرشيف وآخر ورقي.
  • القيام ببعض المهام المكتبية مثل التصوير والنسخ.
  • ترتيب جميع البيانات الخاصة بالبريد الإلكتروني والأرقام.

لم تجد ما تبحث عنه؟ ابحث هنا