موظف العلاقات العامة مسؤول عن إدارة صورة الشركة الرسمية وتوصيل صوتها إلى منصات الإعلام الرسمية والشريكة من خلال منشورات مهنية معبرة عن أهداف الشركة وقيمها. كما أنه مسؤول عن توضيح موقف الشركة من أحداث عامة وخاصة بالشركة بهدف دعم قضية اجتماعية أو إبراء ذمة.و لهذا في هذا المقال سنقدم لكم الوصف الوظيفي لموظف العلاقات العامة.
الوصف الوظيفي لموظف العلاقات العامة
مراجعة وتطوير السياسة العامة للعلاقات وإعداد خطط التواصل مع القطاعات المستهدفة وتنفيذها، وتحسين الصورة الذهنية للجمهور بشأن الجهة المعنية، واستقبال الوفود والزائرين وإعداد الوثائق والتقارير المتخصصة والمتعلقة في مجال العلاقات العامة وعرضها وحفظها.
- المهام الرئيسية:
- دراسة ومراجعة سياسة العلاقات العامة في الجهة وتقييم أثرها واقتراح وتطويرها.
- تأسيس وبناء قنوات اتصال مع العملاء والشركاء الداخليين والخارجيين بهدف تفعيل وتحسين وتعزيز صورة الجهة المعنية وسمعتها وزيادة فاعلية عملياتها.
- متابعة التحضيرات والتجهيزات اللازمة لاستقبال الوفود الرسمية وكبار الزوار وتأمين احتياجاتهم خلال فترة الزيارة والتنسيق مع الإدارات المعنية المتعلقة بمواعيد النقل وتنظيم جولات ميدانية لتعريفهم بالجهة.
- مواصلة بناء علاقات عمل بناءة وعلى مستوى عالِ من المهنية والحرفية مع الجهات الخارجية والجهات والمؤسسات والشركات التابعة لها وتقييم آثارها.
- إعداد الوثائق والتقارير المتخصصة والمتعلقة بالعلاقات العامة وتقديم التوصيات المناسبة والحلول الملائمة وعرضها وتوضيحها وحفظها في قاعدة البيانات الخاصة بها وفقاً للسياسات والإجراءات المعتمدة.
- المؤهل التعليمي:
- بكالوريوس
- المجال التعليمي:
- التسويق والإعلان
- الجدارات السلوكية:
- العمل الجماعي
- القدرة على بناء العلاقات
- التفكير التحليلي
- الاتصال الفعال
- التركيز على جودة الخدمة
- الجدارات الفنية:
- استراتيجيات الاتصال
- إعداد التقارير
- العلاقات العامة
- إدارة علاقات العملاء
مهام مدير العلاقات الحكومية
فيما يلي ستجد مهام مدير العلاقات الحكومية, و هو كالتالي :
- تحديث و استكمال جميع متطلبات النماذج والمستندات والإجراءات الحكومية وفق القوانين واللوائح المنظمة للعمل.
- تنفيذ التعليمات المتعلقة بسرية التعاملات والسجلات والتعامل معها بمنتهى الحرفية والمهنية العالية.
- حفظ الوثائق وتبويبها وترتيبها .بالاستناد إلى الممارسات المتبعة
- استقبال استفسارات الموظفين والإجابة عنها ومتابعة معاملاتهم بالتنسيق مع موظفي الوحدات الخارجية المعنية وإحاطتهم بكافة المستجدات.
- يقوم بتوصيل الخطابات والطرود الصادرة إلى الجهات الحكومية والخاصة و ذات العلاقة .
- يقوم باستلام المعاملات الموجهة للشركة من الجهات ذات العلاقة .
- متابعة وانهاء المعاملات والإجراءات لدى الجهات الحكومية والخاصة ذات العلاقة .
- تجديد كافة الوثائق والتراخيص الخاصة بالشركة.
مهام الوظيفية لموظف العلاقات العامة
فيما يلي ستجد لمهام الوظيفية لموظف العلاقات العامة, و هو كالتالي :
- صياغة خطط العلاقات العامة والاستراتيجيات المناسبة.
- العمل على تحسين صورة المؤسسة الذهنية لدى الجمهور من خلال استخدام القنوات الإلكترونية والتقليدية.
- المشاركة في إدارة العلاقات الإعلامية والطلبات الصحفية.
- كتابة البيانات الصحفية والخطب وغيرها المنشورات.
- التخطيط والإشراف على الأحداث والمعارض والمؤتمرات.
- الدعم والمساعدة في تنفيذ الخطط الترويجية.
- اقتراح الحلول المناسبة في أوقات أزمة العلاقات العامة.
- تسهيل وتقديم حل المشكلات التي تقابل الجمهور المستهدف.
- إعداد وتجهيز مبادرات تحليل الرأي العام وعمل دراسات المسح الشامل.
المهارات اللازمة لموظف العلاقات العامة
فيما يلي ستجد المهارات اللازمة لموظف العلاقات العامة, و هو كالتالي :
- الخبرة في إدارة المشاريع وتنفيذ حملات العلاقات العامة.
- القدرة على كتابة الاعلانات والنصوص المختلفة.
- معرفة العمل برامج مايكروسوفت اوفيس وبرامج تعديل الصور والفيديو.
- الإلمام بمنصات الوسائط الاجتماعية مثل Twitter و Facebook وغيرها.
- القدرة على التواصل الممتاز بشكل شفاهي و كتابي.
- الكفاءة في العرض وإجادة مهارات التحدث أمام الجماهير.
- إجادة اللغة العربية والإنجليزية.
- القدرة على الإبداع في تقديم الحلول المناسبة.
المهارات الشخصية المطلوبة لموظف العلاقات العامة
فيما يلي ستجد المهارات الشخصية المطلوبة لموظف العلاقات العامة, و هو كالتالي :
- البحث ومعرفة أهم العناصر التي تهم السوق المستهدف هذه الفترة ويمكن توضيحها من خلال حملات دعائية عامة.
- بناء علاقات قوية طويلة الأمد تعود بالنفع على العمل.
- إدارة مهام ومشاريع متعددة بنفس الوقت وبمختلف المنصات الرقمية والإعلامية.
- ملاحظة دقيقة لكل حملة، فإضافة تفصيلة صغيرة قد تكون مسؤولة عن نجاحها في تحقيق أهدافها.
- التطور مع متطلبات العصر من ناحية الدعاية والتفاعل مع المحتوى الرقمي.
مهام مدير العلاقة في البنوك
فيما يلي ستجد مهام مدير العلاقة في البنوك, و هو كالتالي :
- الاشراف على مساعدي مدراء علاقات الشركات بالفروع ان وجد ، و تحقيق الأهداف البيعية التي يتم تحديدها له من قبل الادارة التنفيذية .
- العمل بشكل دائم وحثيث على تعزيز وتطوير العلاقة الائتمانية مع العملاء (Loyalty) من خلال التواصل الدائم بترتيب زيارات ميدانية وتسويقية تهدف الى توطيد العلاقة مع العملاء الحاليين و العملاء الجدد .
- جمع الاوراق و المستندات اللازمة واعداد الدراسة الائتمانية لكافة ملفات قطاع الشركات و المشاريع الصغيرة والمتوسطة الخاصة به (تسهيلات دائمة / تسهيلات مؤقتة ) و بالتنسيق مع مدراء العلاقة الرئيسيين بالإدارة
- متابعة تنفيذ ملفات تسهيلات عملاء قطاع الشركات (من لحظة تقديم طلب العميل وحتى التنفيذ الكامل للتسهيل) ومتابعة وحل أية استثناءات تلزم لعملية التنفيذ وضرورة حل اية عوالق تلي هذه العملية, مع رفع تقارير دورية تعكس الانجاز .
- ادارة محفظة قطاع الشركات و المشاريع الصغيرة والمتوسطة المناطة له/ا من كامل النواحي ذات العلاقة : تسويق المنتجات الائتمانية / رفع التوصيات / متابعة جودة المحفظة و معالجة اي مؤشرات سلبية / تحقيق المستهدفات التسويقية / تحقيق عوائد الربحية المطلوبة على المحفظة/ متابعة تحديث الضمانات.
- الرقابة الدورية على الحسابات القائمة و التأكد من سقوف المنح وتواريخ استحقاقها، و متابعة الأقساط المستحقة لمحفظة قطاع الشركات، واعداد التقارير الخاصة والتي يتم رفعها الى مشرفي المحافظ بحيث يتم مخاطبة متخذي القرار بضرورة تصحيح الوضع القائم ومعالجته.
- خدمة كامل الاحتياجات اليومية والتشغيلية لعملاء القطاع والمتابعات ذات العلاقة واستكمال أية نواقص أو استثناءات خاصة بملف العميل.
- الالتزام بالسياسات الائتمانية المعتمدة في البنك.
مهام مدير العلاقات الخارجية
فيما يلي ستجد مهام مدير العلاقات الخارجية, و هو كالتالي :
- المشاركة في إعداد الخطط التشغيلية والبرامج التنفيذية لأعمال وأنشطة إدارة وتنسيق العلاقات الدولية كتقييم وتعزيز فرص التعاون الدولي والمعاهدات والاتفاقات الدولية وضمان الالتزام والتنفيذ الفعال لبنودها.
- الإشراف على عمليات الإعداد والتحضير للمؤتمرات والندوات الدولية المتعلقة التي تنظمها الجهة أو تلك التي تُدعى إليها على المستوى الإقليمي والدولي وذلك بالتعاون مع جميع الوحدات التنظيمية ذات العلاقة في الجهة.
- ضمان وجود التنسيق والتواصل الفعال مع شركاء العمل الداخليين والخارجيين بهدف ضمان الإعداد المناسب لمشاريع الاتفاقيات وأنشطة التعاون الدولي مع المنظمات والمؤسسات والهيئات الدولية ضمن مجالات واختصاصات الجهة.
- متابعة وتوجيه عمليات إعداد التقارير الفنية حول إبرام الاتفاقيات والمعاهدات الدولية والمشاركة في المؤتمرات والندوات واللقاءات أو استضافتها ورفع التقارير للإدارة العليا وإحاطتهم بالمقترحات والتوصيات الفنية في هذا المجال.
- مراجعة ودراسة الاتفاقيات والمعاهدات الدولية ومتابعة كافة المستجدات والتطورات في هذا المجال، وضمان التزام جميع الجهات المعنية بها وضمان توافر كافة الموارد والإمكانيات اللازمة لتحقيق ذلك.
مهام مساعد مدير العلاقات العامة
فيما يلي ستجد مهام مساعد مدير العلاقات العامة, و هو كالتالي :
- يقوم بكتابة وتوزيع المقالات للنشرات الإعلامية وتحرير المجلات الداخلية,الأبحاث,الخطابات, والتقارير السنوية.
- إعداد المنشورات الدعائية , النشرات البريدية, الإعلانات ,الصور الفوتوغرافية والبرامج المتعددة الوسائط والإشراف على إصدارها .
- وضع استراتيجيات العلاقات العامة والعمل على تطبيقها وتطويرها.
- التنسيق مع الزملاء والمتحدثين بإسم الشركة الرئيسين ,استنباط وتوجيه الخطاب وتأمين فرص الرعاية والتمويل للشركة.
- الأخذ على عاتقه الإجابة على جميع استفسارات وسائل الاعلام أو الأفراد أو حتى المؤسسات الأخرى وغالبا ًمايكون ذلك عن طريق الهاتف أو الإيميل بالإضافة إلى تحديث البيانات على موقع الشركة.
- ابتكار صورة إعلامية للمناسبات و تنظيم الفعاليات بمافي ذلك المؤتمرات الصحفية ,المعارض,الأيام المفتوحة و الرحلات الصحفية .
- اخيراً, يسعى مدير العلاقات الى تعزيز العلاقات الإجتماعية من خلال الفعاليات (كالأيام المفتوحة ) والإنضمام في المبادرات الأهلية فضلا ً عن توجيه كادر العلاقات العامة في حل المشكلات المحتملة.
مهام مسؤول العلاقات العامة في المدارس
فيما يلي ستجد مهام مسؤول العلاقات العامة في المدارس, و هو كالتالي :
- الإدارة المسؤولة عن وضع خطط قصيرة وطويلة المدى فيما يخص رسم وتطوير الصورة الاعتبارية للمؤسسة.
- تقوم وظيفة إدارة العلاقات العامة على تنظيم وترتيب الفعاليات الرسمية والعمل على عكس صورة وسمعة طيبة للمؤسسة.
- الأفراد العاملين في إدارة العلاقات العامة هم مستشارين إعلاميين محترفين يتم اللجوء إليهم عند وجود أى استفسار يخص التعامل مع الجمهور بصفة مباشرة.
- تقوم مهام إدارة العلاقات العامة على استقبال الوفود والضيوف الخاصين بالمؤسسة والعمل على تنظيم تجربة مثالية ومريحة لهم مع المؤسسة.
- من مهام إدارة العلاقات العامة أيضًا كتابة وتوزيع المنشورات والتصريحات الإعلامية وكذلك تنظيم عملية التعامل مع ردود الأفعال الناتجة عنها.
- تختص وظائف إدارة العلاقات العامة بتنظيم البروتوكولات المستخدمة في أوقات المناسبات الخاصة والتعازي وكذلك التهنئة والاحتفالات، بحيث تنظم الصورة التي يجب أن تظهر بها الشركة في هذه المناسبات بصورة احترافية.
- تقوم إدارة العلاقات العامة في المؤسسات على نفي الأخبار الكاذبة التي يتم نشرها حول المؤسسة وتقوم بسرعة التعامل معها طبقًا لطريقة الأنسب لتقليل ومحو آثارها
- تقوم إدارة العلاقات العامة أيضًا بالتعامل مع شكاوى الأطراف الخارجية التي تتعامل مع المؤسسة، بحيث تقوم بإجراء المفاوضات اللازمة والتي من خلالها يمكن حل المشاكل دون وقوع أي ضرر محتمل.
- تعريف الجمهور بالمنظمة وذلك من خلال ما تلجأ إليه من وسائل إعلامية مستخدمة سواء كانت هذه الوسائل بصرية أو كتابية أو لقاءات وندوات مباشرة أو أي وسيلة أخرى مستخدمة.
- إذن فالعلاقات العامة هنا هي الشبكة التي تربط المؤسسة بالعديد من الأطراف، وهي شبكة معقدة التصميم والمهام من الداخل، لكنها مع ذلك تظهر للعوام بالصورة البسيطة والسهلة والمحببة لهم كذلك.
قد يهمك :
- دليلك الشامل لبدء مشروع عبايات
- دليلك الشامل للتخلص من السموم
- دليلك الشامل لتجارة الكتب الالكترونية
- دليلك الشامل للربح من الدروب سيرفيس
- دليلك الشامل لتعلم البرمجة
- دليلك الشامل لتعلم برمجة تطبيقات الأندرويد
- الدليل الشامل لتعلم التداول
- الدليل الشامل لتعلم اللغة الانجليزية
- الدليل الشامل لتعلم قواعد البيانات
- دليلك الشامل لتصبح مصمم جرافيك ناجح
- متطلبات وظيفة المهندس
الهدف الوظيفي للعلاقات العامة
فيما يلي ستجد الهدف الوظيفي للعلاقات العامة, و هو كالتالي :
- دراسة ومراجعة سياسة العلاقات العامة في الجهة وتقييم أثرها واقتراح وتطويرها.
- تأسيس وبناء قنوات اتصال مع العملاء والشركاء الداخليين والخارجيين بهدف تفعيل وتحسين وتعزيز صورة الجهة المعنية وسمعتها وزيادة فاعلية عملياتها.
- متابعة التحضيرات والتجهيزات اللازمة لاستقبال الوفود الرسمية وكبار الزوار وتأمين احتياجاتهم خلال فترة الزيارة والتنسيق مع الإدارات المعنية المتعلقة بمواعيد النقل وتنظيم جولات ميدانية لتعريفهم بالجهة.
- مواصلة بناء علاقات عمل بناءة وعلى مستوى عالِ من المهنية والحرفية مع الجهات الخارجية والجهات والمؤسسات والشركات التابعة لها وتقييم آثارها.
- إعداد الوثائق والتقارير المتخصصة والمتعلقة بالعلاقات العامة وتقديم التوصيات المناسبة والحلول الملائمة وعرضها وتوضيحها وحفظها في قاعدة البيانات الخاصة بها وفقاً للسياسات والإجراءات المعتمدة.
مهام موظف العلاقات العامة في المستشفيات
فيما يلي ستجد الهدف الوظيفي للعلاقات العامة, و هو كالتالي :
- تسهيل التواصل بين المراجع والمريض والمستشفى , فقد تم إنشاء القسم لمتابعة شؤون المرضى وذلك لتوفير كافة الخدمات والتسهيلات , حيث يقوم القسم بالرد على كافة المراسلات من التقارير والإستشارات الطبية مجانا عبر الفاكس وشبكة الإنترنت والبريد الإلكتروني والواتساب . . وغيرها
- كما يقوم القسم بمتابعة إجراءات دخول المرضى للمستشفى وإستقبالهم مع مرافقيهم . وترتيب المواعيد لهم مع أطباء الأقسام الإختصاصية المختلفة وتأمين حجوزات سكنهم في الفنادق أو الشقق وكذلك توفير خدمة الإتصال المجاني بالمستشفى بالإضافة إلى العديد من الخدمات الأخرى التي يقوم القسم بتقديمها للمرضى
- ويستقبل القسم الاقتراحات من المراجعين مباشرة او عن طريق صناديق الشكاوي المتواجدة بمعظم اقسام المستشفى المتوفر على جميع كاونترات ، وقد ادخل حدثيا استقبال الشكاوي عن طريق الموقع الالكتروني للمستشفى
- إن شعار علاقات العامة هي توطيد وتحويل علاقة المريض مع المستشفى والعاملين وخلق جو عمل عائلي ومريحفيها وصداقة مميزة ومستديمة بدلا من علاقة مهنية روتينية