يعد مدير المكتب هو المسؤول بالكامل عن كل ما يخص الاقسام داخل إدارة المكتب، فهو من يقوم بعمل التنسيقات الداخلية للمواعيد والاجتماعات بدقة وكفاءة، وهو أيضا المسؤول عن إعداد كافة التقارير ومراجعتها مع رئيس مجلس إدارة الشركة بشكل يومي والتنسيق معه بشأن المهام المطلوب انهائها بالشركة مع العمل على مساعدة الموظفين على إتمامها . لذلك في هذا المقال سنقدم لكم الوصف الوظيفي لمدير مكتب المدير العام.
الوصف الوظيفي لمدير مكتب المدير العام
فيما يلي ستجد الوصف الوظيفي لمدير مكتب المدير العام , و هو كالتالي :
ماهي وظيفة مدير مكتب؟
وظيفة مدير مكتب هي الإشراف على الأنشطة الإدارية التي تسهل إدارة المكتب بشكل سلس وتنظيم الأفراد والمعلومات والموارد الأخرى بما يتضمن الحفاظ على المعدات والأدوات المكتبية بالجودة والكمية المناسبة والحفاظ على السجلات المختلفة.
ماهي مهام مدير المكتب ؟
- متابعة برامج قواعد البيانات والبريد الإلكتروني.
- إدارة أنظمة الإيداع عبر الإنترنت والسجلات المختلفة.
- تطوير وتنفيذ أنظمة إدارية جديدة مثل إدارة السجلات.
- تسجيل نفقات المكتب وإدارة الميزانية.
- تنظيم تخطيط المكاتب والحفاظ على اللوازم والمعدات.
- الحفاظ على حالة المكتب وترتيب الإصلاحات اللازمة.
- تنظيم الاجتماعات مع الموظفين وكتابة جدول الأعمال.
- الإشراف على توظيف موظفين جدد بما في ذلك في بعض الأحيان التدريب والتوجيه.
- ضمان مستويات كافية من الموظفين لتغطية حالات الغياب وتلبية احتياجات العمل.
- تنفيذ تقييمات الموظفين وإدارة الأداء والانضباط الموظفين.
- تفويض العمل للموظفين وإدارة أعباء العمل.
- تنفيذ وتعزيز سياسة المساواة والتنوع.
- كتابة التقارير للإدارة العليا وتقديم العروض التقديمية.
- الرد على استفسارات العملاء والشكاوى بشكل مباشر.
- مراجعة وتحديث سياسات الصحة والسلامة والتأكد من الالتزام بها.
- التحقق من الالتزام بقوانين حماية البيانات فيما يتعلق بتخزين البيانات.
- ترتيب اختبارات منتظمة للمعدات الكهربائية وأجهزة السلامة.
المهارات اللازمة لوظيفة مدير مكتب
- امتلاك مهارات التواصل الشفهي والكتابي.
- اجادة مهارات تنظيم الوقت وإدارة المهام.
- القدرة على استخدام برامج مايكروسوفت اوفيس.
- اجادة مهارات الكتابة وإعداد التقارير الدورية.
- المرونة وتحمل ضغوط العمل.
- التعاون مع فريق العمل وإجادة مهارات التحفيز.
- القدرة على تقديم حلول مناسبة للمشكلات والانتباه للتفاصيل الصغيرة.
- امتلاك مهارات إدارة المشاريع في مجالات مختلفة.
المهارات الشخصية المطلوبة لمدير مكتب المدير العام
- الحفاظ على سرية المعلومات التي تصدر عن مجلس الإدارة.
- إدارة الوقت بكفاءة وتنظيم سير العمل بإتقان .
- الحفاظ على بناء علاقات قوية مع كل مديري الأقسام لمتابعة سير العمل بشكل جيد .
- القدرة على التركيز في كافة التفاصيل وسرعة الملاحظة بكل ما يطرأ على العمل .
- القدرة على اتخاذ قرارات سريعة .
- مهارة العمل مع الفريق وتنظيم المهام الخاصة بهم ومتابعة أدائهم الوظيفي.
- الالتزام بالمظهروالردود الدبلوماسية .
المؤهلات والدورات التدريبية المطلوبة لمدير مكتب المدير العام
- الحصول على درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو أي من التخصصات الإدارية .
- خبرة لا تقل عن 3 سنوات في مجال الإدارة .
- الحصول على دورات تدريبية معتمدة في مجال الكمبيوتر.
- اجادة اللغة العربية والانجليزية من حيث الكتابة والتحدث .
- الخبرة العملية في وظيفة مدير مكتب.
الفرق بين مدير المكتب والسكرتير
فيما يلي ستجد الفرق بين مدير المكتب والسكرتير , و هو كالتالي :
- أولا الفرق في المؤهل الدراسي فمدير المكتب يفضل ان يكون حاصلا على ماجستير ادارة اعمال او ادارة مكاتب في حين السكرتير التنفيذي بكالوريوس ادارة اعمال او دبلوم سكرتارية تنفيذية
- ثانيا مدير المكتب قد ينوب المدير في حالة غياب اضطراري- التوجيه – اتخاذ القرار الصائب واعطاء امر في حين السكرتير التنفيذي في حالة عدم وجود مدير مكتب يجب ان يكن لديه القدرة على اتخاذ اجراء مناسب او التواصل مع المدراء الاخرين في سبيل اتمام المهام الى حين تواجد المدير واستصدار قرار رسمي من المدير نفسه
- ثالثا مدير المكتب بالضرورة يحضر كل الاجتماعات وقد ينوب عن المدير في الاجتماعات الخارجية كما انه بامكانه المشاركة في الاجتماع كأحد الاعضاء في حين السكرتير التنفيذي ممكن ان يحضر احيانا اجتماعات المدراء لغرض تدوين محضر الاجتماع
- مدير المكتب ليس بالضرورة ان يقوم بالمهام الروتينية للمكتب كالسكرتاريا انما يتطلب منه ذلك في اغلب الاحيان في حين ان السكرتير التنفيذي من صميم مهامه القيام باعمال السكرتاريا الروتينية
مهام مدير المكتب
نجد أن مدير المكتب عليه أن يقوم بالعديد من المهام الإدارية ومن أهم المهام التي يقوم بها مايلي:
- يجب على مدير المكتب أن يقوم بفحص البريد الالكتروني للمسؤول الذي ينوب عنه بالعمل .
- كما يقوم أيضا بتنظيم المعاملات اليومية وتوزيع الاختصاصات بما يضمن عدم توقف حركة العمل.
- كما يقوم مدير المكتب بصياغة أوامر وتعليمات المسؤول قبل توزيعها على المتخصصين بالتنفيذ.
- وضع الجداول للتنسيق مع مدراء الإدارات التابعة للمسؤول.
- وايضا نجد أن مدير المكتب يقوم بعمل الاتصالات اليومية لتنسيق المواعيد وتنظيم العمل وايضا استقبال وارسال المكالمات الهامة الضرورية.
- ويقوم المدير أيضا بوضع جداول الميزانية الخاصة بالمكتب وتنظيمها.
- ويقوم أيضا بالمشاركة في تطوير الهياكل التنظيمية ويبدي المدير رأيه في تعيين الموظفين في الأقسام المختلفة.
- ويعمل مدير المكتب علي الاشراف علي كافة الأمور المتعلقة بالمكتب والقيام بإجراء ما يلزمه من عمليات صيانه دورية.
- ويعمل أيضا على مراجعة برامج الخدمات الطبية والتأمين الصحي لجميع العاملين داخل المؤسسة.
- يعمل المدير أيضا علي تحديث الأنظمة المكتبية والإدارية والعمل علي تشغيلها.
- يقوم بوضع أنظمة الأمن والأمان داخل المكتب.
- كما يعمل مدير المكتب دائما على استغلال الفرص وتكويع كافة الوسائل لكي يرفع من كفاءة المكتب الذي يعمل به والهيئة بأكملها.
مهام مدير مكتب الرئيس
هناك العديد من الأعمال التي يمكن أن تقع على عاتق مدير المكتب، مثل:
- يقوم مدير المكتب بإدارة قواعد البيانات، وتنظيم الاجتماعات.
- تجهيز التقارير وإعداد العروض التقديمية.
- حجز المواصلات والإقامات.
- يشرف مدير المكتب على عمل الأفراد الإداري.
- تقديم المساعدة اللازمة للموارد البشرية والعلاقات المالية، عن طريق تطوير سجلات العاملين، وتطوير المستندات المالية.
- من الممكن أن يدمج العمل الوظيفي لمدير المكتب مع وظائف أخرى للشركة والمشاركة فيها، فمثلًا يمكن أن يعمل مدير المكتب كمساعد لمدير الموارد البشرية، أو أن يساعد في إدارة الميزانية وغيرها من الوظائف.
- ويعمل مدير المكتب أيضًا مديرًا للمرافق، أي أنه يقوم بالمهام والمسؤوليات لإدارة مجال صيانة المبنى.
- تقديم الدعم والمساعدة والمتابعة للمدير المالي، أو استلام الإدارة المالية بالإنابة عنه.
خطة عمل مدير المكتب
فيما يلي ستجد خطة عمل مدير المكتب , و هو كالتالي :
- تهيئة وتنظيم مواعيد اجتماعات معالي مدير الجامعة و القيام بأعمال الاختزال وتنسيق أعمال الترجمة عند الحاجة.
- إعداد برامج مقابلات معالي مدير الجامعة وعرضه كل يوم للتأشير بموجبه .
- استقبال وتلقي الاتصالات الهاتفية الخاصة وإحالتها لمعالي مدير الجامعة حسب التوجيهات المسبقة بشأنها.
- ضرورة التأكد من كافة أجهزة الاتصالات الخاصة بمعالي مدير الجامعة ( الهاتف الخاص – الهاتف الجوال – فاكس – بريد الكتروني – الشبكة الداخلية – التحويلات الداخلية والخارجية – الاتصال الشبكي – الاتصال المرئي – نظام المجالس واللجان ).
- التأكد من موقع أجهزة الاتصال وكيفية تقسيمها:( مكان أجهزة الاتصالات المرتبطة بالقيادة العليا على الناحية اليمنى ،وبقية الأجهزة على الناحية اليسرى من المكتب ،التأكد من وضع سماعات الهاتف في مكانها الصحيح على الجهاز، الاحتفاظ بأحدث الأدلة والنماذج الهاتفية منها ما هو خاص بكبار المسئولين والأخرى لغيرهم .
- إجراء كافة الاتصالات السرية والخاصة بمعالي مدير الجامعة الداخلية والدولية ، وتفريع رسائل البريد الإلكتروني ورسائل الجوال ورقياً وعرضها على معاليه .
- ضرورة معرفة أماكن تواجد معالي مدير الجامعة أثناء اللقاءات والاجتماعات وتأمين الاتصالات له ،التأكد من صحة الأرقام المطلوبة في اتصالات معاليه.
- تنظيم وترتيب رحلات سفر معالي مدير الجامعة الداخلية والخارجية من خلال الاستعلام عن وسيلة السفر المفضلة، والاستفسار عن موعد السفر والعودة وإجراء الحجز المناسب ،و ترتيب حجوزات الفنادق لمعالي مدير الجامعة والمرافقين لمعاليه.
- إعداد جدول خط سير الرحلة،وإعداد المعلومات والبيانات اللازمة في السفر للمكان المراد السفر له،والاتصال بالأشخاص والجهات التي سوف يلتقي بها معالي مدير الجامعة في المكان المراد السفر له وإعداد الترتيبات المالية اللازمة.
- تجهيز وإعداد ملف متكامل عن رحلة سفر – معاليه- يتضمن جدول أعمال كل يوم والمعلومات والأوراق التي يحتاجها .
- التصرف في المسائل الروتينية وعدم إشغال معالي مدير الجامعة بها .
- إعداد قائمة بأسماء الزوار المهمين والشخصيات المسئولة بالتنسيق مع وحدة العلاقات والمراسم .
- إعداد بيان بالمكالمات الهاتفية الواردة أثناء اجتماع معالي مدير الجامعة أو انشغاله ،والاتصال بمعالي مدير الجامعة من وقت لآخر لإعلامه بالأحداث الهامة ، إعداد أبرز المعاملات والاتصالات وقائمة الزور لإطلاع معالي مدير الجامعة عليهما فور عودته من سفره ، أو عند الاجتماعات المطولة للتوجيه بشأنها.
- وضع ملف للموضوعات التي تم البت فيها، وملف للموضوعات المؤجلة، وملف لما يتم التوجيه بدراسة ومتابعته مع جهات أخرى بالتنسيق مع وحدة المتابعة بالمكتب .
- تنظيم مقابلات الزوار من الشخصيات المهمة ورجالات الدولة وله تقييم المقابلات الضرورية ، كما على السكرتير الخاص تحديد المقابلات الخاصة بمواعيد محددة مسبقاً بتوجيه من معالي مدير الجامعة .
- العناية بمكاتب السكرتارية الخاصة وصالة الاستقبال وتجهيزها لراحة الزوار وإعداد مكان خاص لكبار الضيوف بالتنسيق مع وحدة علاقات الجمهور والمراسم.
- يتولى مدير المكتب إعداد ومراجعة مفكرة معالي مدير الجامعة يومياً، تتضمن جميع المواعيد والمقابلات، وضرورة إبلاغ معالي مدير الجامعة قبل دخول الزائر،و معرفة أماكن تواجد معالي مدير الجامعة باستمرار لتذكيره بالمواعيد.
- لمدير المكتب ومن يكلفه في السكرتارية الخاصة فتح البريد السري وتنظيمه من خلال ملفات العرض وفقاً لتصنيف محدد .
قد يهمك :
- دليلك الشامل لبدء مشروع عبايات
- دليلك الشامل للتخلص من السموم
- دليلك الشامل لتجارة الكتب الالكترونية
- دليلك الشامل للربح من الدروب سيرفيس
- دليلك الشامل لتعلم البرمجة
- دليلك الشامل لتعلم برمجة تطبيقات الأندرويد
- الدليل الشامل لتعلم التداول
- الدليل الشامل لتعلم اللغة الانجليزية
- الدليل الشامل لتعلم قواعد البيانات
- دليلك الشامل لتصبح مصمم جرافيك ناجح
- متطلبات وظيفة المهندس
مهام مدير مكتب رئيس الجامعة
يختصُّ مكتب رئيس الجامعة بتلقِّي الموضوعات من رئيس الجامعة، واستيفاء البيانات والمعلومات اللازمــــــة عنها، وإعداد مشروع جدول الأعمال الخاص باجتماعات مجلس الجامعة، وتحرير محاضرها، وتدوين قراراتها، وتبليغها للجهات المختصة، وتلقِّي محاضر اجتماعات رؤساء الجامعات، وعرضها على رئيس الجامعة، وتفريغ قراراتها وتبليغها، وتنظيم اتصالات رئيس الجامعة وبرامج عمله، وتلقِّي المكاتبات الواردة إليه، وإعداد مراسلاته، وحفظها.
مهام مدير مكتب القائد العسكري
يرتبط مباشرة بقائد الجيش ويتولى المهام التالية:
- تنسيق نشاطات القائد
- استقبال الشخصيات والزائرين
- السهر على سلامة القائد
- اعداد وتسيير البريد الشخصي الوارد مباشرة الى القائد
مهام مدير المكتب الفني
فيما يلي ستجد مهام مدير المكتب الفني , و هو كالتالي :
- تقديم الدعم القانوني والاداري والفني للقيادة.
- المساهمة في وضع السياسات العامة والاستراتيجيات والخطط والبرامج المختلفة الملائمة لعمل الهيئة وتحقيق غايتها.
- دراسة القوانين والنظم ذات الشأن البيئي وإبداء اية مقترحات تتعلق بتطوريها.
- مراجعة كافة الوثائق والمستندات والبيانات المتعلقة بالمكتب.
- إعداد الدراسات ذات الطابع التحليلي والطابع البيئي بغرض التخطيط والمتابعة واتخاذ القرارات.
- الاعداد والمشاركة بالبحوث والدراسات وأوراق العمل التي يشارك بها المدير العام في المناسبات المختلفة وصياغتها في ضوء كل مناسبة أو مؤتمر.
- تحليل الاحصاءات والدراسات المتعلقة بعمل الهيئة في كافة المجالات وتقديم التوصيات المقترحة.
- مراجعة تقارير الحالة والوضع البيئي وتقديمها للمدير العام.
- مراجعة تقييم الأداء الفني للوحدات التنظيمية المعنية بأمور الرصد والحماية.
- مراجعة تقارير الإدارات المعنية الموجهة للمدير العام وإبداء الرأي بخصوصها.
- توفير قاعدة مكتملة من القوانين والقرارات واللوائح والتعاميم التي يتطلبها عمل الهيئة وتنظيمها في ملفات بحيث يسهل الرجوع اليها وقت الحاجة.
- إعداد تقارير لتوضيح الموقف التنفيذي لسير الاعمال داخل القطاع ومتابعة البرنامج الزمنى.
- وضع الخطط المرحلية لتطوير أساليب العمل بالهيئة والإجراءات وتحديد الأولويات الزمنية للتنفيذ.
- إبداء الرأي في المسائل التي تعترض إجراءات العمل في الهيئة.
- جمع البيانات المتعلقة بإجراءات العمل وتحويلها الى معلومات ووضع التصورات المساعدة على الاستغلال الأمثل لها.
- إعداد تقارير المتابعة الدورية والسنوية عن أنشطة المكتب وإنجازاته مقارنة بالخطة الموضوعة وتقديمها للمدير العام
- إعداد خطة العمل السنوية والميزانية التشغيلية للمكتب وتقديمها للمدير العام.