يقوم المساعدون الإداريون بأداء العديد من الوظائف الأساسية في المكاتب، ومن بينها: المساعدة في جميع جوانب التنظيم الإداري، وصيانة الدليل، إدارة جرد الأصول والإمدادات، ورصد المستوى الحرج للأسهم، وتوفير المصادر للموردين، وتقديم الفواتير التنسيق بين الإدارات والوحدات العاملة في حل المشاكل الإدارية والتشغيلية يوميًا. لذلك في هذا المقال سنقدم لكم الوصف الوظيفي لمساعد اداري.
الوصف الوظيفي لمساعد اداري
المساعد الاداري او وظيفة مساعد المدير الإداري يساعد المؤسسة على التشغيل والتنظيم والإشراف على تحقيق أهداف المؤسسة مثل تحقيق المبيعات ورضا العملاء كما يساعد مدير التوظيف والتدريب الموظفين ويشرف على متابعة المخزون وطلب البضائع ويقوم بإجراء الأبحاث المختلفة على المنافسين وتحليل سلوك المستهلك لضمان تلبية احتياجات السوق ولذلك يجب أن يكون لدى مساعد المدير الإداري العقلية التجارية ويجيد عمليات التحليل وتقديم الحلول للمشكلات المختلفة والتعامل مع الآخرين ويعتبر المساعد الإداري هو حلقة الوصل بين المديرين والموظفين.
ماهي مهام مساعد المدير الإداري
- مساعدة المدير في تنظيم وتخطيط وتنفيذ الإستراتيجية المختلفة.
- تنسيق العمليات داخل المؤسسة بما فيها عمليات المبيعات والمدفوعات.
- ضمان تلبية الجداول الزمنية المحددة.
- المتابعة والمساعدة على تحقيق الأهداف من قبل الموظفين.
- تتبع التقدم المحرز في الأهداف بشكل دوري.
- رصد والحفاظ على المخزون المخزن.
- تقييم أداء الموظف وتحديد احتياجات التوظيف والتدريب.
- الإشراف وتحفيز الموظفين لأداء أفضل ما لديهم.
- تدريب ودعم شركاء المبيعات الحاليين والجدد.
- رصد تكاليف التشغيل التجزئة والميزانيات والموارد المتاحة.
- اقتراح برامج التدريب المبيعات والتقنيات لمساعدة المؤسسة.
- التواصل مع العملاء وتقييم احتياجاتهم بأستمرار.
- تحليل سلوك المستهلك وضبط وضع المنتجات.
- التعامل مع الشكاوى المقدمة من العملاء.
- إجراء البحوث المنتجات الناشئة واستخدام المعلومات لتطوير المؤسسة.
- إنشاء تقارير وتحليل وتفسير بيانات البيع بالتجزئة ، مثل الإيرادات والنفقات والمنافسة.
- التأكد من التزام جميع الموظفين بسياسات الشركة وإرشاداتها.
المهارات اللازمة لوظيفة مساعد مدير إداري
- اجادة التعامل مع المعادلات الرياضية المختلفة.
- القدرة على إنشاء وتحليل التقارير وجداول البيانات وإحصائيات المبيعات.
- الإلمام الجيد بالإجراءات المالية وخدمة العملاء.
- يجيد عملية التواصل والاتصال الشخصي الفعال.
- المرونة في التعامل مع العملاء وتقديم الحلول للمشكلات المختلفة.
- القدرة على القيادة والتنظيم وكذلك العمل في ورديات مختلفة.
- إتقان العمل على برامج مايكروسوفت MS Office, MS Excel
المهارات الشخصية المطلوبة لمساعد المدير
- مهارة التواصل مع الفريق وإنشاء قناة فعالة ما بين الموظفين والإدارة يكون مساعد المدير همزة الوصل بينهما.
- قيادة الفريق نحو تحقيق الأهداف التي تسعى إليها الشركة والمدير.
- القدرة على تنظيم المهام وتوزيعها على الفريق بما يتناسب مع الوقت وقدرات الأفراد.
- ملاحظة الفريق وتحديد نقاط القوة والضعف لدى كل فرد ووضع استراتيجية لتنمية مهاراتهم.
- حل المشكلات وإدارة الأزمات بالأسلوب الأمثل الذي يتوافق مع قيم الشركة ووجهة نظر الإدارة.
المؤهلات والدورات التدريبية المطلوبة
ينبغي حصول المرشح على إحدى الشهادات التالية لنيل وظيفة مساعد المدير:
- بكالوريوس تجارة تخصص إدارة أعمال أو محاسبة
التدرج الوظيفي لمساعد المدير
- مطور أعمال.
- مسؤول تشغيل.
- مساعد مدير.
- مدير قسم.
- مدير شركة.
مهارات المساعد الإداري
فيما يلي ستجد مهارات المساعد الإداري , و هو كالتالي :
- أن يمتلك مهارات المرونة والتكيف داخل مقر العمل وقادر على تحديد وترتيب الأولويات
- أن يكون له القدرة على التواصل الفعال مع الشخصيات المختلفة والمهمة
- أن يكون له القدرة على ترتيب المهام وإدارة الأعمال بشكل جيد
- أن يمتلك مهارة اتخاد القرارات بشكل سليم
- أن يكون له القدرةعلى إدارة الوقت وتنظيمه بشكل جيد
- يمتلك مهارات التواصل اللفظي وغير اللفظي
- امتلاك مهارات تنظيمية قوية
- له القدرة على العمل الجماعي والفردي
- امتلاك مهارات حل المشكلات وأن يكون قادر ومستعد لحل أي مشكلة تواجه مكان العمل
- أن يكون على معرفة جيدة بالتقنية والتعامل مع البرامج المختلفة مثل office ,excel , وغيرهما من الوسائط والأدوات المختلفة
- القدرة على إعداد التقارير وتعديلها
- القدرة على القيادة والعمل في ورديات مختلفة
- اتقان اللغة والإملاء لأنه هو المسؤول عن الكتابة وحتى يتمكن من التواصل مع الجهات المختلفة
- التعاون مع الموظفين ومساعدتهم ومساندتهم وتقديم المعلومات والدعم لهم
أهم صفات المساعد الإداري
تبحث المؤسسات على الصفات المطلوبة للمساعد الإداري بما فيها السمات الشخصية والعملية ومن أهم هذه الصفات:
- يجب أن يتحلى المساعد الإداري بالأخلاق الحميدة كالصدق والأمانة والأحترام وذلك من أجل المحافظة على خصوصية وأسرار الشركة
- تلعب المهارات العملية والمؤهلات دورا كبيرا في أي نجاح يصل إليه المساعد الإداري
- يجب عليه أن يكون نبيه سريع التعامل مع المواقف
- ذاكرته قوية وقادر على التركيز بشكل كبير
- أن يتحلى بالصبر ويكون له القدرة على تحمل ضغوط العمل
- يجب عليه أن يكون واثق من نفسه بشكل كبير ولا يتردد في اتخاد القرارات الحاسمة
- متمكن من التحدث بطلاقة ولبق في الكلام
ما هي مهام المساعد الإداري في أقسام الموارد البشرية؟
تضطلع أقسام الموارد البشرية بمهمة إدارة الموظفين ووضع الخطط السنوية وتحفيز الموظفين، وحساب تكاليف التوظيف، وتشمل مهام المساعد الإداري في هذا السياق ما يلي:
- حصر بيانات تعيينات الموظفين الجدد والموظفين المفصولين أو المستقيلين، والتحذيرات والإجازات في ملفات منظمة.
- تنظيم بيانات سلم الرواتب ومواعيد تسليمها وما يلحق بها من حوافز وخصومات.
- تحديث اللوائح والإرشادات الخاصة بالحضور والانصراف والغياب.
- مساعدة مديري التشغيل في جدولة مهام الموظفين وتنسيق جهودهم.
- الإشراف على الإعلان عن الوظائف الشاغرة.
- فحص السير الذاتية للمتقدمين على الوظائف.
- إجراء المقابلات الشخصية نيابة عن المدير، إن طلب ذلك.
- الإشراف على تنفيذ خطط تدريب الموظفين الجدد.
- تحديث ملفات دليل الموظف الجديد.
- المساعدة في استثمار المؤسسة للخدمات والمنصات الإلكترونية التي توفرها وزارة الموارد البشرية للمنشآت
مهام المساعد الإداري في المستشفيات
فيما يلي ستجد مهام المساعد الإداري في المستشفيات , و هو كالتالي :
- مسؤول عن أنشطة إدارة المستشفى تحت إشراف مدير مشروع المستشفى التابع للجنة الدولية للصليب الأحمر.
- يحافظ على ويسهل التشغيل السلس لخدمات الدعم السريرية وغير السريرية.
- يساهم في تخطيط وتنفيذ المهام الإدارية بما في ذلك الأمور المالية.
- تجهيز طلبات وشهادات المستلزمات الطبية وغير الطبية.
- يعمل كمترجم عند الضرورة ويترجم المستندات المكتوبة الأساسية من / إلى اللغات المحلية إلى / من الإنجليزية.
- يقوم بشكل مستقل بصياغة وإنهاء المراسلات والعروض التقديمية الداخلية ومحاضر الاجتماعات وغيرها من الوثائق.
- يساعد في تنظيم الندوات والدورات التدريبية وورش العمل ؛ التنسيق مع جهات الاتصال الداخلية والخارجية ومقدمي الخدمات فيما يتعلق بعملهم ومتابعة النفقات.
- يساعد رئيسه المباشر والمسؤول عن المشروع في تقييم الاحتياجات الإدارية للمستشفى واقتراح الحلول المناسبة.
- يحافظ على مستوى عالٍ من التعاون والتنسيق مع إدارة الشؤون المالية (FAD) / قسم الموارد البشرية (HR) في مهمة عدن.
مبادئ ونصائح عملية للنجاح في وظيفة المساعد الإداري
فيما يلي ستجد مبادئ ونصائح عملية للنجاح في وظيفة المساعد الإداري , و هو كالتالي :
- 1- تدرب على زيادة سرعة الكتابة
- تتوفر دورات في كيفية الكتابة بدقة وسرعة على لوحة المفاتيح في المدارس الفنية والمهنية وعبر الإنترنت. الهدف هو تعلم كيفية الكتابة باللمس، مما يسمح لك بقراءة النص وكتابته في الكمبيوتر دون الحاجة إلى النظر إلى لوحة المفاتيح.
- ستتعلم أيضًا كيفية إنشاء المستندات وتحريرها وحفظها. ستساعدك المؤقتات على زيادة عدد الكلمات التي يمكنك كتابتها في الدقيقة وحسابها بدقة، وهو أمر مهم غالبًا لصاحب العمل عند إجراء مقابلة لوظيفة مساعد إداري.
- 2- تواصل بوضوح مع الجميع
- من المهم أن يتفاعل المساعد الإداري بنشاط مع عشرات الموظفين والمديرين وعملاء الشركة كل يوم. لذلك يجب أن تكون مستمعًا نشطًا، تركز على ما يقوله الآخرون دون مقاطعة، وتكرر بعض ما قالوه لإعلامهم أنك تفهم ما يريدون، ثم تعطيهم أفكارك بوضوح ودقة.
- 3- أظهر مهاراتك خلال المقابلة الشخصية
- جزء كبير من وظيفة المساعد الإداري هو التنظيم، ويتضمن ذلك الملفات والمجلدات والبيانات والجداول. تعلم أن تبقي نفسك منظمًا وأظهر ذلك عندما تذهب إلى مقابلة للعمل في هذه الوظيفة.
- كن في الموعد، وقم بترتيب سيرتك الذاتية وخطاباتك المرجعية وأي أعمال ورقية أخرى في مجلد واعرف مكان الوصول إليها.
- 4- نجاح المنشأة يبدأ عندك
- هدفك الأهم هو المساهمة في إنشاء وفرض نظام مرتب يسير عليه الجميع، وتخضع له كل العمليات والمهام. سواء كان هذا النظام خاضعًا لإشرافك أو إشراف الإدارة العليا للشركة، فأنت مسئول عن إعلام الموظفين به وتعميمه بوضوح ومتابعة سيره.
- وبالنظام والوضوح تصل المنشآت إلى الجودة والكفاءة وتتمكن من النمو وزيادة المبيعات.
قد يهمك :
- موضوع حول الفقر باللغة الانجليزية
- موضوع حول الفقر باللغة الفرنسية
- موضوع حول السعادة باللغة الفرنسية
- موضوع حول كرة السلة باللغة الانجليزية
- موضوع حول الحضارة المغربية باللغة الفرنسية
- موضوع حول الجري الطويل باللغة الفرنسية
- موضوع حول الهجرة القروية باللغة الفرنسية
- موضوع حول الحضارة الكونية باللغة الفرنسية
وصف وظيفي مساعد إداري pdf
يعد المساعد الإداري حلقة وصل بين المدير والعملاء وهذه الوظيفة من الوظائف المهمة في كل مؤسسة لا يمكن الإستغناء عنها أبداً لانها جزء اساسي. إذا كنت ترغب في الحصول على وصف وظيفي مساعد إداري pdf قم بالضغط هنا.
الوصف الوظيفي للمساعد الإداري في المدارس
فيما يلي ستجد الوصف الوظيفي للمساعد الإداري في المدارس , و هو كالتالي :
- تعزيز قيم الاعتزاز بالدين الإسلامي والانتماء والمواطنة، والمحافظة على أمن الوطن، ومتابعة البرامج والأنشطة الخاصة بذلك.
- أداء المهام والأنشطة الإدراية والمكتبية الأساسية والسكرتارية للمدرسة وتنفيذ توجيهات المدير/الوكيل وتعليماته بشأنها. كتنسيق الملفات، و تصوير الأوراق، وإدخال واسترجاع البيانات والوثائق ومعالجة وتحرير النصوص.
- أداء مهام الاتصالات الإدارية وإرسال واستلام الرسائل والطرود وفرزها وتوجيهها إلى الشخص المعني، وفقاً لتوجيهات المدير/ الوكيل.
- تبليغ مايصدر من المدير/ الوكيل من تعليمات لموظفي المدرسة.
- تقديم الدعم للعمليات المدرسية التنظيمية والإدارية اليومية متى ماتطلب ذلك.
- تنظيم اجتماعات المدرسة/اللجنة وإدارة وتوثيق محاضرها، حسب توجيه المدير/ الوكيل.
- إعداد جدول الأعمال ونشرها وفقاً لتوجيهات المدير/ الوكيل.
- المساعدة في جمع وتنظيم المعلومات وإعداد التقارير وفق توجيهات المدير / الوكيل .
- إعداد التقارير الكترونيا وورقياً وفق توجيه رئيسه المباشر.
- استلام وتجهيز ملفات الطلاب المستجدين والمنقولين من المدرسة وإليها، وإنهاء جميع المخاطبات والإجراءات وتنظيم ملفات الطلاب والحرص على اكتمال جميع الوثائق المطلوبة .
- تسجيل وتسليم العهد لجميع العاملين في المدرسة واستلامها بنهاية العام الدراسي ، وتنظيم ملفاتهم وتزويدها بجميع المستجدات التي تطرأ على الموظفين.
- القيام بأخذ حضور وتأخر وغياب الطلاب عن المدرسة.
- إدارة وتنظيم أعمال مستودع المدرسة ، واستلام وحفظ المواد والتجهيزات والكتب الدراسية في الأماكن المخصصة لذلك .
- التواصل مع أولياء أمور الطلاب باستخدام الوسائل المتاحة في حال تأخر وغياب الطلاب عن المدرسة.
- القيام بأعمال المناوبة والإشراف اليومي على الطلاب بداية الدوام الرسمي قبل الاصطفاف الصباحي وبعد نهايته وفق الجدول المعد من قبل اللجنة الإدارية والمعتمد من مدير المدرسة، وبما لايزيد في مجموعه الأسبوعي مع ساعات الدوام الرسمي عن 35 ساعة في الأسبوع.
- القيام بأي مهام يكلف بها من المسؤول المباشر تتناسب مع مهامه / مؤهلاته .