وظيفة سكرتير من الوظائف الهامة التي تحتاج إليها المؤسسات بأشكالها المختلفة، يتمحور الدور الأساسي لوظيفة سكرتير حول توفير الدعم الكامل لأقسام المؤسسة، وترتيب الأعمال الإدارية المتعلقة بالأقسام الإدارية والتنفيذية في المؤسسة. و لهذا في هذا المقال سنقدم لكم الوصف الوظيفي لسكرتير.
الوصف الوظيفي لسكرتير
تنظيم المواعيد وإعداد المذكرات وإجراء المراسلات وحضور الاجتماعات وتحرير المحاضر، وإعداد وتقديم تقارير العمل.
- المهام الرئيسية:
- تنظيم مواعيد المدير/الرئيس وتذكيره بها، والتعامل مع الاستفسارات والرد عليها وإيصال البريد والمراسلات للمدير/الرئيس.
- إعداد المذكرات الدورية والمتعلقة بعمل الوحدات التنظيمية الداخلية، وإجراء المراسلات الاعتيادية مع الجهات الخارجية وتوقيعها من المديرالرئيس وتوزيعها.
- حضور الاجتماعات وتسجيل محاضر الاجتماعات وتحريرها.
- حفظ الوثائق والملفات المتعلقة بأعمال المدير/الرئيس.
- إعداد وتقديم تقارير العمل وتوثيقها وحفظها.
- المؤهل التعليمي:
- دبلوم
- المجال التعليمي:
- السكرتارية والأعمال المكتبية
- الجدارات السلوكية:
- العمل الجماعي
- المثابرة
- التنظيم
- تحقيق الأهداف/النتائج
- التطوير الذاتي
- الجدارات الفنية:
- تنظيم الاجتماعات الخاصة
- تفسير الكتابة اليدوية
- توثيق الاستلام والتسليم
- حزمة برامج التحرير
- تصنيف الوثائق
مهام السكرتارية الإدارية
الوظيفة الأساسية للسكرتير هي التأكد من سير العمل بشكل جيد في الأقسام المختلفة للمؤسسة، حيث يختص بأداء مجموعة من المهام أهمها:
- إدخال البيانات وصيانتها وحفظ المستندات
- ترتيب وتنظيم المواعيد والاجتماعات والمؤتمرات
- إعداد التقارير وتقديمها إلى الإدارة
- متابعة الأدوات المكتبية ومراقبة حركتها لطلب كميات جديدة
- إرسال البريد الإلكتروني والفاكسات إلى الجهات المختصة
- حجز تذاكر السفر
- توجيه المكالمات سواء الداخلية أو الخارجية إلى الأقسام المعنية
- كتابة وتنسيق التقارير المختلفة قبل تقديمها للجهة المختصة
- التواصل الجيد مع العملاء وتوفير سبل الراحة لهم لإرضائهم
- التجهيز الجيد للمؤتمرات والاجتماعات وتنظيم القاعات المناسبة لهذه الأحداث
- الاشراف على تنفيذ المهام والتوصيات المتضمنة في الاجتماعات
- تنظيم العمل وإعداد التقارير باستخدام الحاسب الآلي لنتيجة أفضل
- تقديم كافة البيانات والمعلومات التي يحتاج إليها المدراء في العمل
- التأكد من صحة ودقة البيانات والمعلومات لضمان سير العمل بشكل مثالي
- التواصل مع أقسام المؤسسة لتنسيق العمل بين كافة الأقسام
- الالتزام باللوائح والقوانين الخاصة بالعمل في المؤسسة والتأكد من عدم مخالفتها
مهارات ومؤهلات سكرتير
يعتقد البعض أن مهنة سكرتير من المهن البسيطة التي يمكن العمل بها دون الحاجة إلى مهارات معينة أو مؤهلات خاصة، ولكن هذا الاعتقاد غير صحيح، حيث يتطلب العمل كسكرتير إلى بعض المهارات والمؤهلات أبرزها ما يلي:
- الحصول على شهادة بكالوريوس في مجال إدارة الأعمال أو أي مجال ذات الصلة
- إجادة اللغة العربية واللغة الإنجليزية
- القدرة على العمل الجماعي ضمن فريق العمل بكفاءة
- إتقان استعمال الحاسب الآلي وبرامج مايكروسوفت لتأدية مهام العمل
- القدرة على كتابة التقارير المطلوبة
- مهارات بحثية للوصول إلى البيانات والمعلومات المطلوبة في العمل
- التطور المستمر ومتابعة المستجدات في عالم التكنولوجيا لإجادة التعامل مع الإلكترونيات الحديثة
- مهارات تنظيمية لإدارة العمل وتنظيمه بكفاءة
- مهارات التواصل لمباشرة العمل والتعامل الجيد مع العملاء
- مهارات إدارية جيدة
- القدرة على التفاوض مع الغير
- المرونة في العمل لمواكبة التغيرات المختلفة التي تواجه ظروف العمل
- مهارات التخطيط لضمان تنفيذ المهام، وترتيب الأولويات، وتقييم الأداء في النهاية
- امتلاك القدرة على حل المشاكل التي تعيق العمل بثبات وفعالية
- القدرة على العمل تحت الضغط لتحمل الضغوطات التي تظهر خلال العمل
- امتلاك شخصية قوية ومظهر أنيق يناسب العمل
- الاتصاف بالأمانة للحفاظ على سرية المعلومات والبيانات المتعلقة بالعمل
التدرج الوظيفي لسكرتير
التقدم في الحياة المهنية يحتاج إلى العمل الجاد والتدريب المستمر للوصول إلى مناصب مرموقة، وعند الحديث عن التدرج الوظيفي لمهنة سكرتير نجد أن الحصول على ترقيات يتطلب صقل المهارات والخبرات في مجال إدارة الأعمال، حيث تعتمد الترقية في هذه الوظيفة على عامل الوقت والخبرة في مجال العمل كسكرتير.
إذا كنت تفكر في مستقبل وظيفي متميز كسكرتير، لا تتردد في الحصول على التدريب الجيد الذي يضمن لك التطور لتكون شخص كفء قادر على الوصول إلى مناصب إدارية أعلى.
أهداف وظيفة السكرتارية
فيما يلي ستجد أهداف وظيفة السكرتارية , و هو كالتالي :
- إدارة المكتب وتنظيم الأعمال:
يقع على عاتق السكرتير/ة تنظيم وإدارة جدول المواعيد للفريق أو المدير الذي يعملون معه، وإجراء المكالمات الهاتفية والتعامل مع المراسلات الورقية والإلكترونية، وترتيب الاجتماعات وإعداد جداول الأعمال والتقارير، وإدارة وتنظيم الوثائق والمستندات الهامة. - دعم الإدارة:
يقوم السكرتير/ة بتوفير الدعم الإداري للإدارة العليا والفرق الأخرى في المؤسسة. يكون جزءًا من مسؤوليتهم ترتيب الاجتماعات وإعداد المذكرات والتقارير الإدارية، ومراقبة الأوراق والوثائق الهامة، والتنسيق مع الأقسام الأخرى داخل المؤسسة لضمان تنسيق العمل وسلاسة العمليات. - استقبال الزوار والتواصل:
يعتبر السكرتير/ة واجهة المنظمة الأولى، حيث يتعامل مع الزوار والعملاء والشركاء التجاريين. يقوم بترحيب الزوار وتوجيههم وتقديم المساعدة لهم، والتعامل مع استفساراتهم واحتياجاتهم. بالإضافة إلى ذلك، يتولى المسؤولية عن إدارة المكالمات الواردة والصادرة وتوجيهها بشكل صحيح وفعّال.
مهام السكرتير الناجح
فيما يلي ستجد مهام السكرتير الناجح , و هو كالتالي :
- تنظيم المواعيد الخاصة بالاجتماعات والمقابلات
- تنظيم وأرشفة الملفات والمستندات والسجلات الإدارية
- استقبال وإجراء المكالمات التليفونية ورسائل البريد الإلكتروني
- استقبال الضيوف وتنظيم جدول الاجتماعات
- تحضير قاعات الاجتماعات
- تحضير محضر الاجتماعات
- الإشراف العام على كافة الأقسام بالشركة
- متابعة حالة تنفيذ أي قرارات صادة من الإدارة.
- تنفيذ أي مهام أخرى قد يتم إسنادها من قبل الإدارة.
- تأكيد حجوزات السفر للذهاب والعودة
- كتابة الخطابات الإدارية لمختلف الجهات
- تحضير تقارير المصروفات والواردات
- كتابة وتحرير وطباعة النصوص الإدارية
- كتابة وتسليم التقارير الدورية
- تنظيم العمل داخل الشركة وبين الإدارات وبعضها
وصف وظيفي سكرتير تنفيذي
يُعرف الوصف الوظيفي للسكرتير التنفيذي بأنه الشخص المسؤول عن تدعيم الإدارة التنفيذية للشركة أو المؤسسة من خلال إدارة الجداول الزمنية، والمساهمة في مراجعة المستندات قبل إرسالها إلى موظفي الشركة أو أصحاب المصلحة، إضافة إلى ذلك يقوم السكرتير التنفيذي بالرد على المكالمات الهاتفية الهامة وإرسال رسائل البريد الإلكتروني الضرورية بالنيابة عن الإداريين التنفيذيين.
مهام السكرتير التنفيذي
فيما يلي ستجد مهام السكرتير التنفيذي , و هو كالتالي :
- إعداد جدول الأعمال للمدير التنفيذي والمساعدة في تخطيط المواعيد واجتماعات مجلس الإدارة والمؤتمرات إلخ.
- التنسيق وحضور الاجتماعات بالنيابة عن المدير التنفيذي.
- استقبال المكالمات الهاتفية وإعادة توجيهها حسب الطلب.
- التعامل المراسلات الصادرة والواردة وترتيبها حسب الأولويات.
- إعداد وتجهيز ترتيبات السفر للمديرين التنفيذيين.
- التعامل مع الوثائق السرية والتأكد من بقائها بشكل آمن.
- إعداد الفواتير و البيانات المالية وتقديم المساعدة في مسك الدفاتر.
- مراقبة اللوازم المكتبية والتفاوض مع الموردين لضمان أكثر الطلبات فعالية من حيث التكلفة.
- الحفاظ على السجلات الإلكترونية والورقية وضمان تنظيم المعلومات بحيث يمكن الوصول إليها بسهولة.
- إجراء البحوث وإعداد العروض التقديمية و التقارير عند الطلب.
قد يهمك :
- متطلبات وظيفة المحامي
- متطلبات وظيفة المعلم
- الوصف الوظيفي لجميع الوظائف pdf
- الوصف الوظيفي لجميع الوظائف الصحية
- الوصف الوظيفي لمدير الموارد البشرية
- الوصف الوظيفي لمندوب المبيعات
- الوصف الوظيفي لمساعد اداري
- الوصف الوظيفي لمدير المدرسة
- الوصف الوظيفي لمدير مكتب المدير العام
- الوصف الوظيفي لمدير التخطيط والمتابعة
تخصص سكرتارية
يبنى مفهوم وظيفة السكرتارية على تقديم كافة سبل المساعدة والدعم للقسم الإداري والتنفيذي الخاص بالشركة، وذلك من خلال الاهتمام بتنظيم كافة الأعمال الإدارية، بالإضافة إلى توجيه ومتابعة باقي الأقسام والمكاتب الداخلية للشركة. وهو ملزم كذلك بتنسيق وجدولة أي مواعيد أو ارتباطات خاصة بالإدارة سواء داخل الشركة أو خارجها، كالمقابلات والاجتماعات، ويحق له كذلك حضور كافة اجتماعات الشركة سواء مرافقاً للإدارة أو نائباً عنها، وحفظ أي قرارات أو توصيات ناتجة لعرضها على المدير العام لاحقاً.