تشمل مسؤوليات إدارة الخدمات المساندة توفير الدعم والإسناد اللازم لقدرات إدراة الطوارئ والأزمات والكوارث متى ما تطلب الأمر من خلال توفير خدمات عمليات التوظيف وإدارة الأداء والموارد البشرية. و لهذا في هذا المقال سنقدم لكم الوصف الوظيفي الخدمات المساندة.

الوصف الوظيفي الخدمات المساندة

الوصف الوظيفي الخدمات المساندة
الوصف الوظيفي الخدمات المساندة

فيما يلي ستجد الوصف الوظيفي الخدمات المساندة , و هو كالتالي :

  • متابعة الخطة التشغيلية والاستراتيجية والتقرير السنوي .
  • متابعة الدوام وبيانات حضور وانصراف الموظفين وحصر الغياب وإبلاغ الجهات ذات العلاقة .
  • تقديم الدعم للإدارات وحصر الاحتياج من اثاث وأجهزة وسلف ومتابعة تأمينه وتسجيل العهد وإنهاء جميع الاجراءات اللازمة .
  • الاشراف على موقع الادارة بالبوابة الالكترونية بموقع الجامعة ومتابعة الاخبار وتحديثه باستمرار .
  • الاشراف والمتابعة على تفعيل الخدمات والتعاملات الالكترونية .
  • القيام بالتغطية والتوثيق الفني للاعمال ونشاطات الادارة وتزويد الادارة العامة للعلاقات العامة والاعلام الجامعي بها .
  • اعداد التقارير الدورية العامة عن نشاطات الادارة وانجازاتها بالتنسيق مع الادارات .
  • التنسيق مع الجهات المختصة داخل الجامعة فيما يتعلق بالجوانب الادارية والفنية والخدمية ومتابعة متطلباتها داخل الادارة والرد على استفساراتها .
  • تنظيم وحفظ الوثائق الخاصة بالإدارة بالطريقة التي تضمن سهولة استرجاعها والاستفادة منها.
  • القيام باي اعمال او مهام اخرى تكلف الادارة فيها وفق الاختصاص .

أهداف البرنامج التدريبي في إدارة الخدمات المساندة ومؤشرات الأداء

فيما يلي ستجد أهداف البرنامج التدريبي في إدارة الخدمات المساندة ومؤشرات الأداء , و هو كالتالي :

  • التعرف على آخر التطورات وأحدث الأساليب التي ظهرت في المجالات الخاصة بالإدارة والإشراف على الخدمات العامة.
  • التعرف على طبيعة الخدمات المساندة وأنواعها.
  • معرفة سلوكيات العاملين في مجال الخدمات المساندة.
  • اكتساب مهارات إعداد التقارير والمراسلات.
  • معرفة ماهية الرقابة وتقييم الأداء في مجال أنشطة الخدمات المساندة.
  • استخدام البرامج الإلكترونية لتطوير عمل الخدمات المساندة.
  • التعرف على آخر التطورات وأحدث الأساليب التي ظهرت في المجالات الخاصة بالإدارة والإشراف على الخدمات العامة.
  • التعرف على مفهوم قياس وتقييم ومؤشرات الأداء.
  • التعرف على كيفية اختيار مؤشرات الأداء التي تؤدي إلى النجاح.
  • التعرف على أبعاد الميزة التنافسية.
  • التعرف على أسباب تنمية وتطوير الميزة التنافسية.
  • إدراك أهمية مؤشرات الأداء للمؤسسة.

كيفية تطوير قسم الخدمات المساندة

فيما يلي ستجد كيفية تطوير قسم الخدمات المساندة , و هو كالتالي :

  • إعداد الخطة السنوية للإدارة وتنفيذها بعد اعتمادها.
  • إعداد التقارير الدورية والتقرير السنوي للإدارة العامة للتطوير التنظيمي.
  • تقديم الخدمات الإدارية والفنية المساندة للإدارات والأقسام بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقه .
  • حصر غياب الموظفين وتأخرهم ورفعه للجهة المختصة.

أهداف الخدمات المساندة

فيما يلي ستجد أهداف الخدمات المساندة , و هو كالتالي :

  • تحقيق أفضل الممارسات المالية.
  • تأمين الاحتياجات والطلبات والخدمات اللوجستية في أفضل صورة.
  • حفظ جميع الوثائق وتوفير أسرع وأسهل سبل الوصول إليها.
  • حفظ الأمن والسلامة.
  • دفع المستخلصات والمستحقات المالية دون أي تأخير.
  • المحافظة على ممتلكات الوزارة ومواردها وإدارة مخزونها بالشكل الأمثل.
  • رفع كفاءة العقود التشغيلية وتحسينها.

مهام الخدمات المساندة

فيما يلي ستجد مهام الخدمات المساندة , و هو كالتالي :

  • التخطيط والإعداد والإدارة لميزانية الوزارة.
  • صرف المستخلصات والمستحقات المالية.
  • إدارة المخزون ومراقبته وحفظ الأصناف المستودعية وإمداد قطاعات الوزارة باحتياجاتها وجرد المستودع دورياً.
  • تأمين احتياجات الإدارات والمكاتب والأقسام المختلفة من المشتريات والمواد والأثاث واللوازم المختلفة.
  • متابعة عملية الشراء لحين التوريد والتأكد من الكميات والأنواع والمواصفات كما وردت في طلبات الشراء.
  • تنظيم عمليات المراسلات من الوزارة وإليها.
  • متابعة عمليات حفظ هذه المراسلات وتبويبها وتسجيلها في السجلات الرسمية.
  • تأمين احتياجات منسوبي الوزارة من وسائل النقل وتنظيم حركتها.
  • حفظ الوثائق الرسمية والإشراف على أرشفتها.
  • حفظ أمن المنشآت ومنسوبي الوزارة.
  • إنشاء المباني والمرافق وتشغيلها وصيانتها.

الخدمات المساندة في الشركات

فيما يلي ستجد الخدمات المساندة في الشركات , و هو كالتالي :

  • اجازات وترقية ونقل وتكليف وانتداب وعمل اضافي ودورات ونحوه .
  • متابعة الخطة التشغيلية والاستراتيجية والتقرير السنوي .
  • متابعة الدوام وبيانات حضور وانصراف الموظفين وحصر الغياب وإبلاغ الجهات ذات العلاقة .

مهام قسم الخدمات الإدارية

فيما يلي ستجد مهام قسم الخدمات الإدارية , و هو كالتالي :

  • الإشراف على تنفيذ القوانين واللوائح والقرارات والنظم العامة المعمول بها في الشؤون الإدارية بالجهات الاعتبارية العامة.
  • الإشراف على إعداد الخطط والبرامج اللازمة لتنفيذ سياسة المركز في مجال الشؤون الإدارية.
  • تقييم إداء الأقسام من خلال التقارير الدورية التي تعرض عليها وإعداد مقترحات للعمل على تحسين مستوى الأداء كماً وكيفاً وإيجاد الحلول لمواطن القصور والضعف.
  • إعداد المقترحات الخاصة بالتخطيط والتطوير في الإدارة لغرض الرفع من مستوى تقديم وأداء الخدمة الإدارية بالمركز.
  • القيام بأعمال شؤون الموظفين والمحفوظات وتنظيم البريد الوارد والصادر والعلاقات والخدمات العامة والخاصة بالموظفين.
  • المحافظة على ممتلكات المركز من العبث والسطو والسرقة والتخريب والاهتمام بالبيئة العامة للمركز وذلك من خلال الاهتمام بنظافة المكاتب.
  • المساهمة في البرامج اللازمة لتحقيق أهداف المركز وطموحاته في المجال المحدد للأقسام الواقعة تحت أشراف الإدارة.
  • موافاة مدير المركز بالتقارير والبيانات الدورية والتي يطلبها في مواعيدها المحددة لها والمتعلقة بنشاطات الأقسام التابعة له والاحتفاظ بنسخ لها لحين الحاجة إليها.
  • الإشراف ومتابعة الأقسام التابعة لها والتأكد من مدى تحقيقها لأهداف المركز وتنفيذها لأحكام ونصوص القوانين واللوائح والقرارات النافدة.
  • المساهمة في إعداد التقرير السنوي عن نشاط الإدارة وأي تقرير أخرى تطلب منها.
  • المساهمة في وضع خطط التدريب وتطوير نظم العمل وتنمية كفاءة العاملين بالأقسام التابعة لها بالتنسيق مع الادارات المختصة.
  • إعداد التقارير الدورية عن نشاط الإدارة.
  • أي مهام أخرى تسند للإدارة.

قد يهمك :

مهام الخدمات المساندة في المستشفيات

تشمل الخدمات المساندة في المستشفيات خدمات التنظيف وخدمات المصبغة والبياضات وخدمات الطعام والتي يجب تحديد المخاطر المرتبطة بكل منها في ظل جائحة كوفيد – 19 ووضع ضوابط تضمن تجنب العدوى ومنع انتشارها عند تقديم هذه الخدمات.

مدير الخدمات المساندة بالانجليزي

مدير الخدمات المساندة بالانجليزي هو Support Services Manager

لم تجد ما تبحث عنه؟ ابحث هنا