تشمل مسؤوليات إدارة الخدمات المساندة توفير الدعم والإسناد اللازم لقدرات إدراة الطوارئ والأزمات والكوارث متى ما تطلب الأمر من خلال توفير خدمات عمليات التوظيف وإدارة الأداء والموارد البشرية. و لهذا في هذا المقال سنقدم لكم الوصف الوظيفي الخدمات المساندة.
الوصف الوظيفي الخدمات المساندة
فيما يلي ستجد الوصف الوظيفي الخدمات المساندة , و هو كالتالي :
- متابعة الخطة التشغيلية والاستراتيجية والتقرير السنوي .
- متابعة الدوام وبيانات حضور وانصراف الموظفين وحصر الغياب وإبلاغ الجهات ذات العلاقة .
- تقديم الدعم للإدارات وحصر الاحتياج من اثاث وأجهزة وسلف ومتابعة تأمينه وتسجيل العهد وإنهاء جميع الاجراءات اللازمة .
- الاشراف على موقع الادارة بالبوابة الالكترونية بموقع الجامعة ومتابعة الاخبار وتحديثه باستمرار .
- الاشراف والمتابعة على تفعيل الخدمات والتعاملات الالكترونية .
- القيام بالتغطية والتوثيق الفني للاعمال ونشاطات الادارة وتزويد الادارة العامة للعلاقات العامة والاعلام الجامعي بها .
- اعداد التقارير الدورية العامة عن نشاطات الادارة وانجازاتها بالتنسيق مع الادارات .
- التنسيق مع الجهات المختصة داخل الجامعة فيما يتعلق بالجوانب الادارية والفنية والخدمية ومتابعة متطلباتها داخل الادارة والرد على استفساراتها .
- تنظيم وحفظ الوثائق الخاصة بالإدارة بالطريقة التي تضمن سهولة استرجاعها والاستفادة منها.
- القيام باي اعمال او مهام اخرى تكلف الادارة فيها وفق الاختصاص .
أهداف البرنامج التدريبي في إدارة الخدمات المساندة ومؤشرات الأداء
فيما يلي ستجد أهداف البرنامج التدريبي في إدارة الخدمات المساندة ومؤشرات الأداء , و هو كالتالي :
- التعرف على آخر التطورات وأحدث الأساليب التي ظهرت في المجالات الخاصة بالإدارة والإشراف على الخدمات العامة.
- التعرف على طبيعة الخدمات المساندة وأنواعها.
- معرفة سلوكيات العاملين في مجال الخدمات المساندة.
- اكتساب مهارات إعداد التقارير والمراسلات.
- معرفة ماهية الرقابة وتقييم الأداء في مجال أنشطة الخدمات المساندة.
- استخدام البرامج الإلكترونية لتطوير عمل الخدمات المساندة.
- التعرف على آخر التطورات وأحدث الأساليب التي ظهرت في المجالات الخاصة بالإدارة والإشراف على الخدمات العامة.
- التعرف على مفهوم قياس وتقييم ومؤشرات الأداء.
- التعرف على كيفية اختيار مؤشرات الأداء التي تؤدي إلى النجاح.
- التعرف على أبعاد الميزة التنافسية.
- التعرف على أسباب تنمية وتطوير الميزة التنافسية.
- إدراك أهمية مؤشرات الأداء للمؤسسة.
كيفية تطوير قسم الخدمات المساندة
فيما يلي ستجد كيفية تطوير قسم الخدمات المساندة , و هو كالتالي :
- إعداد الخطة السنوية للإدارة وتنفيذها بعد اعتمادها.
- إعداد التقارير الدورية والتقرير السنوي للإدارة العامة للتطوير التنظيمي.
- تقديم الخدمات الإدارية والفنية المساندة للإدارات والأقسام بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقه .
- حصر غياب الموظفين وتأخرهم ورفعه للجهة المختصة.
أهداف الخدمات المساندة
فيما يلي ستجد أهداف الخدمات المساندة , و هو كالتالي :
- تحقيق أفضل الممارسات المالية.
- تأمين الاحتياجات والطلبات والخدمات اللوجستية في أفضل صورة.
- حفظ جميع الوثائق وتوفير أسرع وأسهل سبل الوصول إليها.
- حفظ الأمن والسلامة.
- دفع المستخلصات والمستحقات المالية دون أي تأخير.
- المحافظة على ممتلكات الوزارة ومواردها وإدارة مخزونها بالشكل الأمثل.
- رفع كفاءة العقود التشغيلية وتحسينها.
مهام الخدمات المساندة
فيما يلي ستجد مهام الخدمات المساندة , و هو كالتالي :
- التخطيط والإعداد والإدارة لميزانية الوزارة.
- صرف المستخلصات والمستحقات المالية.
- إدارة المخزون ومراقبته وحفظ الأصناف المستودعية وإمداد قطاعات الوزارة باحتياجاتها وجرد المستودع دورياً.
- تأمين احتياجات الإدارات والمكاتب والأقسام المختلفة من المشتريات والمواد والأثاث واللوازم المختلفة.
- متابعة عملية الشراء لحين التوريد والتأكد من الكميات والأنواع والمواصفات كما وردت في طلبات الشراء.
- تنظيم عمليات المراسلات من الوزارة وإليها.
- متابعة عمليات حفظ هذه المراسلات وتبويبها وتسجيلها في السجلات الرسمية.
- تأمين احتياجات منسوبي الوزارة من وسائل النقل وتنظيم حركتها.
- حفظ الوثائق الرسمية والإشراف على أرشفتها.
- حفظ أمن المنشآت ومنسوبي الوزارة.
- إنشاء المباني والمرافق وتشغيلها وصيانتها.
الخدمات المساندة في الشركات
فيما يلي ستجد الخدمات المساندة في الشركات , و هو كالتالي :
- اجازات وترقية ونقل وتكليف وانتداب وعمل اضافي ودورات ونحوه .
- متابعة الخطة التشغيلية والاستراتيجية والتقرير السنوي .
- متابعة الدوام وبيانات حضور وانصراف الموظفين وحصر الغياب وإبلاغ الجهات ذات العلاقة .
مهام قسم الخدمات الإدارية
فيما يلي ستجد مهام قسم الخدمات الإدارية , و هو كالتالي :
- الإشراف على تنفيذ القوانين واللوائح والقرارات والنظم العامة المعمول بها في الشؤون الإدارية بالجهات الاعتبارية العامة.
- الإشراف على إعداد الخطط والبرامج اللازمة لتنفيذ سياسة المركز في مجال الشؤون الإدارية.
- تقييم إداء الأقسام من خلال التقارير الدورية التي تعرض عليها وإعداد مقترحات للعمل على تحسين مستوى الأداء كماً وكيفاً وإيجاد الحلول لمواطن القصور والضعف.
- إعداد المقترحات الخاصة بالتخطيط والتطوير في الإدارة لغرض الرفع من مستوى تقديم وأداء الخدمة الإدارية بالمركز.
- القيام بأعمال شؤون الموظفين والمحفوظات وتنظيم البريد الوارد والصادر والعلاقات والخدمات العامة والخاصة بالموظفين.
- المحافظة على ممتلكات المركز من العبث والسطو والسرقة والتخريب والاهتمام بالبيئة العامة للمركز وذلك من خلال الاهتمام بنظافة المكاتب.
- المساهمة في البرامج اللازمة لتحقيق أهداف المركز وطموحاته في المجال المحدد للأقسام الواقعة تحت أشراف الإدارة.
- موافاة مدير المركز بالتقارير والبيانات الدورية والتي يطلبها في مواعيدها المحددة لها والمتعلقة بنشاطات الأقسام التابعة له والاحتفاظ بنسخ لها لحين الحاجة إليها.
- الإشراف ومتابعة الأقسام التابعة لها والتأكد من مدى تحقيقها لأهداف المركز وتنفيذها لأحكام ونصوص القوانين واللوائح والقرارات النافدة.
- المساهمة في إعداد التقرير السنوي عن نشاط الإدارة وأي تقرير أخرى تطلب منها.
- المساهمة في وضع خطط التدريب وتطوير نظم العمل وتنمية كفاءة العاملين بالأقسام التابعة لها بالتنسيق مع الادارات المختصة.
- إعداد التقارير الدورية عن نشاط الإدارة.
- أي مهام أخرى تسند للإدارة.
قد يهمك :
- دليلك الشامل لبدء مشروع عبايات
- دليلك الشامل للتخلص من السموم
- دليلك الشامل لتجارة الكتب الالكترونية
- دليلك الشامل للربح من الدروب سيرفيس
- دليلك الشامل لتعلم البرمجة
- دليلك الشامل لتعلم برمجة تطبيقات الأندرويد
- الدليل الشامل لتعلم التداول
- الدليل الشامل لتعلم اللغة الانجليزية
- الدليل الشامل لتعلم قواعد البيانات
- دليلك الشامل لتصبح مصمم جرافيك ناجح
- متطلبات وظيفة المهندس
مهام الخدمات المساندة في المستشفيات
تشمل الخدمات المساندة في المستشفيات خدمات التنظيف وخدمات المصبغة والبياضات وخدمات الطعام والتي يجب تحديد المخاطر المرتبطة بكل منها في ظل جائحة كوفيد – 19 ووضع ضوابط تضمن تجنب العدوى ومنع انتشارها عند تقديم هذه الخدمات.
مدير الخدمات المساندة بالانجليزي
مدير الخدمات المساندة بالانجليزي هو Support Services Manager