التخطيط يعني التطلع إلى الأمام وتحديد مسارات العمل المستقبلية التي يتعين اتباعها. إنها خطوة تحضيرية. إنه نشاط منهجي يحدد متى وكيف ومن سيؤدي وظيفة معينة والتخطيط هو برنامج مفصل فيما يتعلق بمسارات العمل المستقبلية و للتعرف على أهم خطوات التخطيط ، تابعوا معنا المقال.
خطوات التخطيط
في معظم المنظمات مراحل التخطيط او ما تعرف بـ خطوات التخطيط هي نفسها لا تتغير، ولذلك في هذه المقالة سنوضح خطوات التخطيط الأساسية الستة اللازمة لنجاح أي خطة.
- جمع المعلومات : عملية جمع المعلومات تكون بمعرفة وضعك الحالي وما تملك من المهارات والقدرات والإمكانيّات الماديّة والمعنوية، وتحديد مواطن النَّقص والضعف لديك حتّى تتفاداها أو تصلحها عن طريق عقد مقارنةٍ بين نقاط ضعفك وقوّتك بمقياس من الشَفافية والصِّدق مع الذَّات.
- تحديد الهدف : أيّ تحديد نقطة النِّهاية التي ترمي الوصول إليها من خِلال تطبيق الخُطَّة، ويجب أنْ يتصف هذا الهدف بالواقعيّة، وإمكانية التَّحقيق مع تناسبه مع إمكانياتك وقدراتك، ويسهل تقييمه، وواضح ومحددّ بدقة.
- وضع البديل : من ضِمن خطوات التَّخطيط الجيد وضع أكثر من خطة بديلةٍ يلجأ الإنسان إليها في حال عجز عن الاستمرار في خُطّته الأصليّة بسبب المعوّقات أو سوء التَّقدير أو غيرها من الأسباب؛ كوسيلةٍ لإنقاذ ما يُمكن إنقاذه.
- التَّنفيذ والتَّقييم: بعد التَّأكد من وضع الخُطّة المُحكمة تبدأ عملية التَّنفيذ على مراحل بحيث تتزامن عملية التقييم مع نهاية كُلِّ مرحلةٍ؛ لإعطاء التَّصور عن كيفية السَّير في الخُطّة ومدى جدواها.
- وضع الافتراضات : أي وضع جميع الاحتمالات التي قد تواجهها في طريق تحقيق هدفك؛ فقد تواجه الصُّعوبات والمشاكل والوضع السيئ؛ فيجب امتلاك الآلية للتَّعامل مع هذا الوضع، وقد تواجه الوضع الحسن وتكون أمورك على ما يُرام.
أهداف التخطيط
يرمي التحقيق إلى تحقيق الأهداف التالية :
- محاولة إيجاد نوع من التوازن بين كمية الإنتاج ونوعيته ومستوى الخدمات من ناحية، وبين حجم الاستهلاك والزيادة السكانية من أجل الرفع من المستوى المعيشي للسكان من ناحية أخرى.
- العمل على سن التشريعات والأنظمة المساعدة على تحقيق التنمية الاجتماعية والاقتصادية.
- تحقيق النمو المتوازن بين مختلف أقاليم الدولة من جهة، وبين قطاعات الإنتاج المختلفة من خلال التوزيع العادل للمشاريع المختلفة بين مختلف أقاليم الدولة وقطاعات الإنتاج المختلفة بما يتفق مع ظروف وإمكانات وحاجة كل إقليم أو قطاع.
- تحسين كل من الإنتاج والخدمات في شتى القطاعات والأنشطة من حيث الكم والكيف.
- محاولة إيجاد نوع من التوازن بين مستويات التقدم الاقتصادي والاجتماعي بين أقاليم الدولة المختلفة وخاصة بين المناطق الحضرية والمناطق الريفية، وبين القطاعات الزراعية والأقاليم الصناعية بكل مستوياتها ، وبمعنى آخر بين النطاقات المتخلفة والمتطورة.
- زيادة درجة الاكتفاء الذاتي للدولة من حاجياتها الأساسية سواء كانت سلع وبضائع أو خدمات.
- تحسين وتعظيم مستويات وكفاءة أداء العمل في القطاعات والأنشطة التي تتولى تقديم الخدمات بشتى أنواعها ومستوياتها ذات المنفعة العامة كالتعليم، والصحة.
عناصر التخطيط
قد يتطلب التخطيط اتخاذ بعض القرارات ويتكون من بعض العناصر الأساسية والتي تتضمن :
- الإجراءات ، هي عبارة عن الوسائل ،أو الأنشطة المخطط لها لكي يتم تحقيق عدد من الأهداف .
- الموارد هي عبارة عن قيود خاصة بمسار العمل وتتضمن إعداد الميزانية ، والإدارة الجيدة هي التي تحدد الميزانية لكي تناسب احتياجات أي شخص .
- الأهداف قد تكون الأهداف هي عبارة عن بيانات توضح كل الظروف المستقبلية المراد تحقيقها ، ويحكمها الأولوية ، والتوقيت ، وقياس الأهداف نفسها لتحديدها والمساعدة على الابتكار والإنتاجية .
- التنفيذ يتضمن عنصر التنفيذ تعيين الموظفين ، كما يتضمن توجيه الخطط ، وقد تكون المناهج الثلاثة لعنصر التنفيذ هما السلطة ، الإقناع ، والسياسة.
قد يهمك :
- بحث جامعي عن التخطيط
- الوصف الوظيفي لمهندس زراعي
- الوصف الوظيفي لشركة مقاولات
- الوصف الوظيفي لذكاء الاعمال
- الوصف الوظيفي لتقنية المعلومات
- الوصف الوظيفي لمدير المشروع
خصائص التخطيط
تتمثل خصائص التخطيط في :
- عملية مستمرة التخطيط عملية مستمرة تستمر ما دامت المنظمة موجودة؛ وبسبب سياقات العمل المتغيرة باستمرار، فهو عملية لا تنتهي أبدًا. فعندما يتم تحقيق هدف تنظيمي، يتم وضع خطة جديدة لتلبية الأهداف المستقبلية للمنظمة؛ ووفقًا للمناخ المتغير، ستتغير بيئة الأعمال. ونتيجة لذلك، يجب تحديث الخطط من أجل الاستجابة لبيئة الأعمال المتغيرة.
- وظيفة إدارية التخطيط هو الوظيفة الإدارية الأولى والأهم التي توفر الأساس للوظائف الأخرى للإدارة، وهذه الوظائف الأخري للإدارة هي التنظيم والتوجيه والرقابة، والتي يتم تنفيذها داخل محيط الخطط الموضوعة.
- منتشر بمعنى أنه موجود في جميع القطاعات وجميع مستويات الإدارة، ونطاق التخطيط يختلف باختلاف المستويات والأقسام.
- عملية فكرية التخطيط هو عملية فكرية، فهو يتطلب الإبداع والتدبر والمعرفة والحكم الموضوعي؛ فقبل تشكيل خطة، يجب على المدير النظر في العديد من مسارات العمل البديلة وآثارها. ولتحقيق الأهداف التنظيمية بفعالية، يجب على المدير اختيار المسار الأمثل للعمل؛ فمن أجل بناء خطة ناجحة، يجب أن يكون من ذوي الخبرة والذكاء من أجل اختيار البديل الأفضل.
- عملية مهمة لصنع القرار يتم وضع عدة مسارات عمل بديلة ممكنة لكي يتم تحقيق الأهداف الموضوعة، ثم يتم تقييم تلك المسارات واختيار المسار الأفضل، والمسار الأفضل بين جميع المسارات هو الذي يحقق أقل عدد من النتائج السلبية وأعلى عدد من النتائج الإيجابية.
- موجه نحو الهدف والتخطيط يركز على تحديد أهداف المنظمة، وتحديد مسارات العمل البديلة وتقرير خطة العمل المناسبة، والتي سيتم اتخاذها لتحقيق الأهداف.
- عملية مستقبلية نحن نقوم بالتخطيط للمستقبل فلا يتم التخطيط ابدًا للماضي، ومن هنا يطلق على التخطيط بأنه عملية مستقبلية؛ فالتحطيط يشمل النظر إلى المستقبل، لتحليله والتنبؤ به حتى تتمكن المنظمة من مواجهة التحديات المستقبلية بفعالية.
خطوات التخطيط الإداري
خطوات عملية التخطيط الإداري :
- التحديد المسبق للأهداف المراد الوصول إليها.
- وضع السياسيات والقواعد التي نسترشد بها في اختيارنا لأسلوب تحقيق الهدف.
- وضع واختيار بديل من بين عدة بدائل متاحة لتنفيذ الهدف المطلوب، وتحديد الإمكانات اللازمة لتنفيذ هذا البديل.
- تحديد الإمكانات الفعلية المتاحة.
- تعيين كيفية توفير الإمكانات ـ اللازمة ـ غير المتاحة.
- وضع البرامج الزمنية اللازمة لتنفيذ الهدف، التي تتناول تحديد النشاطات اللازمة لتحقيق الهدف، وكيفية القيام بهذه النشاطات، والترتيب الزمني للقيام بهذه النشاطات ثم تحديد المسؤولية عن تنفيذ هذه النشاطات.
خطوات التخطيط الشخصي
تطبيق فن التخطيط الشخصي يعد خطوة حاسمة نحو تحقيق النجاح وتحقيق الأهداف المنشودة في الحياة الشخصية والمهنية يتكون هذا العمل الفني من مجموعة من المراحل المتتابعة التي يتعين على الفرد اتباعها بتمعن وترتيب لضمان النتائج المرجوة دعونا نلقي نظرة على هذه المراحل :
- تحديد الخطوات والاستراتيجيات: بمجرد تحديد الأهداف، يتم وضع الخطوات والاستراتيجيات اللازمة لتحقيقها، مما يتطلب تحديد المهام وترتيبها بشكل منطقي ومنهجي.
- تقييم التقدم وضبط الخطط: عملية التقييم المستمر للتقدم المحرز في تحقيق الأهداف تعد جزءًا أساسيًا من التخطيط الشخصي. يتم خلال هذه المرحلة ضبط الخطط وتعديلها بما يتناسب مع المتغيرات والتحديات.
- تحليل الوضع الحالي: يعتبر تحليل الوضع الحالي خطوة أولية أساسية في عملية التخطيط الشخصي. يتضمن هذا الخطوة تقييم الوضع الحالي للفرد بما في ذلك نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات.
- التنفيذ والمتابعة: بعد وضع الخطط، يأتي دور التنفيذ والمتابعة، حيث يقوم الفرد بتنفيذ المهام المحددة ومراقبة التقدم نحو تحقيق الأهداف وإجراء التعديلات اللازمة عند الحاجة.
- وضع الأهداف الذكية: بعد تحليل الوضع الحالي، يتم تحديد الأهداف المرغوبة بوضوح وتحديد، مع التأكيد على جعلها ذكية وقابلة للقياس والتحقيق والملاءمة والزمن.
- التطوير والتحسين المستمر: لا ينتهي فن التخطيط الشخصي بتحقيق الأهداف، بل يستمر الفرد في تطوير نفسه وتحسين أدائه من خلال تعلم الدروس واستخلاص الخبرات.
- التحفيز والإصرار: تعتبر هذه المرحلة أحد العوامل الحيوية في عملية التخطيط الشخصي، حيث يحتاج الفرد إلى الإصرار والتحفيز للمضي قدمًا رغم التحديات التي قد يواجهها.