تُعد التقييمات أمرًا هامًا وجوهريًا لمساعدة الموظفين أو الطلاب في التحسن والتطوير من أنفسهم، ولم تعد التقييمات أمرًا هامًا فحسب، بل أصبحت مطلبًا أساسيًا في معظم أماكن العمل أو الدراسة، خاصةً إذا كنت مسئولًا عن العديد من الموظفين الذين يعملون تحت إشرافك أو طلابًا تدرس لهم. أصبح إرسال التقييمات عبر البريد الإلكتروني أمرًا في غاية الأهمية والضرورية في سوق العمل المعاصر حيث يزداد عدد الموظفين الذين يعملون سويًا ويتواصلون عن بعد. إذا كنت مديرًا أو مشرفًا على مجموعة من الموظفين، فربما سيتعين عليك كتابة تقييم عند مراجعة الأداء الوظيفي لموظفيك، وكذلك الأمر إن كنت معلمًا، فستقدم لطلابك العديد من التقييمات بشكل متكرر على مدار العام الراسي. في هذا الموقع ستجدون, ماذا اكتب في التقييم السنوي؟ ماذا اكتب في التقييم السنوي؟, إرسال تقييم لموظف عبر البريد الإلكتروني, عبارات تقييم الموظفين ,ملاحظات الموظف في التقييم السنوي, ما هو الغرض من تقييم الأداء؟إعطاء تقييم لطالب ,كتابة تقييم في حالة مراجعة الأداء الوظيفي.
ماذا اكتب في التقييم السنوي؟
نهاية كل عام كثير من الموظفين يظل في توتر وقلق بسبب التقييم السنوي ، الكثير من المنشأت تتبع آلية بشكل عشوائي وتضع التقييم بشكل كامل لدى المدير المباشر وهذا مما يجعل بعض الموظفين المميزين ذو الكفاءة العالية غير راضين بتقييهم السنوي، وأحياناً بعض المنشأت تُجبر المدير المباشر على وضع تقييمات فيها ظلم لمن أدائهم متميز.ماذا اكتب في التقييم السنوي؟
لكتابة تقرير عادل عن التقييم السنوي يلزمك القيام بما يأتي:
- مراجعة الوصف الوظيفي
- يحتاج المسؤول عن تقييم الموظفين إلى مراجعة الوصف الوظيفي لكلّ موظف قبل إجراء عملية التقييم، حيث يطّلع من خلاله على متطلبات كل وظيفة؛ ليكون عادلاً في تقييمه فلا يقيمه على ما هو ليس ضمن متطلبات وظيفته فيظلمه في ذلك، ولا يتجاوز عمّا هو من مسؤولياته في الوقت ذاته.ماذا اكتب في التقييم السنوي؟
- مراجعة التقييمات السابقة
- تختص هذه الجزئية بمن قاموا بإجراء تقييم للموظف نفسه سابقاً، حيث يُحتم عليه ذلك العودة لتقرير التقييم السابق الخاص بالموظف، والاطّلاع على ما جاء فيه من مشكلات ونقاط ضعف يحتاج إلى تحسينها، والمقارنة بين أدائه هذا العام وأدائه السابق، وما خضع له من دورات تدريبيّة، أو دورات للتخلّص من نقاط الضعف التي تمّ تحديدها سابقاً.
- رصد نقاط القوة ونقاط الضعف الحالية
- على المسؤول عن التقييم إعداد قائمة بنقاط القوة التي يتميّز بها الموظف قد تشمل سماته الإيجابية، ومهاراته في مجال التخصّص، وقدراته على التواصل وحلّ المشكلات، والعمل تحت الضغط، وتشمل هذه القائمة نقاط الضعف أيضاً أو ما يُسمّى بالنقاط التي تحتاج لتحسين، حيث يركّز فيها على العوامل التي تمنع الموظّف من تحقيق الأهداف بشكل أو بآخر.ماذا اكتب في التقييم السنوي؟
- التوصيات
- يُعنى بالتوصيات الأهداف الذي يحدّدها الشخص المسؤول عن التقييم للموظف ليعمل على تحقيقها خلال الفترة القادمة، ويجب أن تكون هذه التوصيات أو الأهداف محدّدة، وقابلة للتنفيذ، ومتناسبة مع قدرات الموظف نفسه، بالإضافة إلى كونها تخدم الفريق، والشركة أو المؤسسة ككل، كما يجب أن تكون محكومة بوقت معيّن.
- تقديم الملاحظات البناءة
- يجب على الشخص المعني بالتقييم تقديم نقد بناء أثناء تقييمه، حيث لا يكتفي برصد نقاط الضعف لدى الموظف وحسب، بل عليه تقديم توجيهات عمليّة بنّاءة تساعده على تحسين أدائه، بالإضافة إلى لفت نظره إلى ما يتميّز به من نقاط قوة.
- الدعوة للمناقشة
- على المسؤول عن التقييم إعطاء الموظف مساحة لمناقشة ما ورد في تقييمه من ملاحظات؛ حيث تساعد هذه النقطة على الشعور بأنّه جزء من هذه الشركة ما يدفعه إلى السير نحو الأهداف وتحقيقها.
إرسال تقييم لموظف عبر البريد الإلكتروني
- وضح سبب إرسالك لهذا البريد.
- وضح سبب إرسالك لهذا البريد. اكتب ذلك في خانة عنوان البريد أو داخل نص البريد نفسه، لكن يُفضَل عادةً توضيح ذلك للمرسَل إليه في خانة عنوان البريد لكي يكوّن فكرة عن موضوع البريد.[١]
- اجعل عنوان البريد: “تقييم لمقترح المشروع – بداية رائعة!”
- ابدأ بتحية ودية.
- ابدأ بتحية ودية. سيوصل هذا انطباعًا للقارئ أنك تعطيه التقييم بنبرة ودية أكثر منها نقدية، مما سيزيد من احتمالية استقباله لكلماتك بشكل بنَاء.
- اكتب عبارة مثل: “أتمنى أن يكون أسبوعك سعيدًا!”
- أقر بالجهد المبذول من الموظف.
- أقر بالجهد المبذول من الموظف. لقد بذل هذا الشخص غالبًا مجهودًا كبيرًا في العمل الذي تقيمه، لذا بادر بذكر ذلك في بداية البريد لتريه أنك تدرك وتقر بالمجهود الذي بذله في هذا العمل.
- مثال: “شكرًا لك على المجهود المبذول في هذا المقترح إلى الآن، فلقد قدمت الكثير به”.
- ابدأ بالإيجابيات أولًا.
- ابدأ بالإيجابيات أولًا. سيهيئ البدء بإخبار الموظف بإيجابيات ومحاسن عمله أولًا لاستقبال النقد التالي بصدر أكثر رحابة ولينًا، لذا كن صادقًا وابحث عن أمر إيجابي حقيقي في عمله. ركز على العمل الحالي أو على جهود عمل سابق.
- قل: “أرى أمامي مقترحًا صلبًا وقويًا آخر، فلقد حددت مجموعة رائعة من الأهداف سويةً، كما ألاحظ تطورًا كبيرًا في منهاجيتك”.
- صُغ التقييم السلبي في هيئة نصيحة.
- صُغ التقييم السلبي في هيئة نصيحة. قد يكون ذكر التعديلات المطلوبة مباشرةً أكثر كفاءةً، لكن قد يحبط ذلك من عزيمة الموظف وتصعب عليه قراءته. صغ الأمر كتغييرات كنت أنت ستفعلها بنفسك بدلًا من ذلك.
- مثال: “سأبدل في وجهة نظري بين المقطعين الأول والثاني، ثم أمد المقطع الثالث بحيث يشمل الميزانية” أو “لو كنت مكانك، كنت سأختصر المقطع الثاني، ثم أضيف مراجعة للمشروعات الجارية في نهايته”.
- اشرح تقييمك السلبي.
- اشرح تقييمك السلبي. حدد مناطق القصور لمن تقيمه، موضحًا لم قد يُعد ذلك مشكلة إذا تطلب الأمر. إذا كان نقدك بسبب تغير في التطلعات أو التوجهات، فأخبره بذلك مفصلًا لم حدث ذلك التغيير.
- مثال: “نحن نجري تغييرًا على مستوى الشركة بأكملها بحيث تكون جميع مقترحات المشاريع أكثر تفصيلًا، لذا سنحتاج لمزيد من التفاصيل في بعض المقاطع. لقد حددت لك الأجزاء التي نحتاج فيها لمزيد من المعلومات”.
- إذا كان تقييمك بخصوص سلوكيات يقوم بها هذا الشخص، فوضح مقصدك بأمثلة دائمًا.على سبيل المثال، إذا كنت ستتناول موضوع ارتداء ثياب غير احترافية في مقابلات العملاء، فقدم أمثلة للخطأ الذي قام به كالآتي: “لقد كنت ترتدي شبشبًا في آخر مرة قابلنا فيها عميلًا، وارتديت قميصًا غير رسمي في المرة التي تسبقها. لا يعكس هذا النوع من الثياب غير الرسمي الصورة الاحترافية التي نود إيصالها عن شركتنا”.
- حدد كيفية تصحيح المشاكل.
- حدد كيفية تصحيح المشاكل. لن يفيد تقييمك في أي شيء إذا لم يوضح حلولًا للمشكلات التي يعرضها، ويختلف ذلك اعتمادًا على طبيعة موضوع التقييم ذاته، فقد يتدرج الأمر من تحديد تعديلات معينة للقيام بها إلى مجموعة من الأهداف العامة التي ينبغي تغطيتها.
- قدم أمثلة لطرق إصلاح المشاكل، فسيفيدك ذلك خاصةً إذا كان لديك تصور محدد للتعديل في ذهنك. قل مثلًا: “الزم الألوان الأساسية البسيطة في عرضك القادم وتجنب استخدام الحركات الانتقالية بين الشرائح. تجنب أيضًا الحديث عن الأمور الداخلية للشركة أو التحدث بالأسلوب الذي نتحدث به سويًا كموظفين في نفس الشركة نظرًا لتواجد العملاء في تلك الاجتماعات أيضًا”.
- اطرح أسئلة تساعده على الإتيان بطرق لحل تلك المشاكل إذا أردت، حيث تعد تلك الطريقة الأمثل لتناول المشكلات التي تحتمل أكثر من طريقة سليمة لحلها. مثال: “ما هي الطرق التي يمكنك العمل عليها لتحسن من التوثيق في المرة القادمة؟” أو “ما التغييرات التي تنوي تطبيقها في عرضك القادم؟”
- ذكره بأي عواقب قد تنتج عن تلك الأخطاء.
- ذكره بأي عواقب قد تنتج عن تلك الأخطاء. قد تضر بعض مشاكل العمل بالمؤسسة نفسها، ولابد أن يكون الموظف ملمًا بذلك. كثيرًا ما تكون العواقب بسيطة، ولكن أحيانًا قد يسفر عن الأمر فقدانك للعملاء أو تقديم خدمة عملاء أقل فعالية وجودة نتيجة لتقصير أحد الموظفين. قد يواجه الموظف نفسه عواقبًا لأفعاله اعتمادًا على الموقف إذا لم يصحح الأمر ويقم بالتغييرات اللازمة، لذا أخطر الموظف بأي عواقب أو مشاكل.
- على سبيل المثال، أخبره بأن الشركة قد تفقد عملاء نتيجة أخطاء في الإجراءات الورقية.
- أخبره بأن من الوارد استبعاده في المشاريع القادمة إذا لم يحسن من مستواه في التوثيق.
- اختم رسالتك بعرض لتوضيح أو تفسير تقييمك.
- اختم رسالتك بعرض لتوضيح أو تفسير تقييمك. تُعد تلك طريقة ودية لإنهاء رسالتك بحيث توضح للقارئ أنك معه لا ضده، كما أنها ستشعره بالأريحية لطلب التوضيح في حال لم يفهم أي جزء من التقييم.
- اكتب عبارة مثل: “لا تتردد إذا كان لديك أي أسئلة بخصوص التقييم أو تحتاج لمزيد من التوضيح حيال جزء ما”
عبارات تقييم الموظفين
- يضع معايير جديدة للإنتاجية ويهلم الموظفين الآخرين أو أعضاء الفريق الذين لديهم مخرجات خاصة.
- يسعى دائمًا إلى الفرص لإنتاج المزيد من العمل حتى لو كان يعني العمل ساعات اضافيه أو المجيء إلى العمل قبل وقت الإبلاغ.
- يعتبر انتاجية الفريق ذات أولوية قصوى، ويحدد و ينفذ باستمرار أساليب جديدة لإنجاز المهام وتحسين مخرجات الفريق.
- أنهم على استعداد لبذل جهد خاص للقيام بشيء ما، مسئول عن تحسن كبير في إنتاجية القسم الخاص.
- يفهم تمامًا الأرقام الكامنة وراء الإنتاجية ويعمل بجد وذكاء لتبسيط عمليات الإداراتو الأقسام والشركة.
- يثير العوائق أمام الموظفين الآخرين وينشط المشاكل التي من شأنها أن تعرقل الآخرين بسهول
- متحمس للغاية ويقدم باستمرار اقتراحات بارزة لإبقاء الآخرين متحمسين لتجاوز أهداف الشركة وتوقعاتها.
- يعمل مباشرًة مع الموظفين الآخرين من أجل تعزيز إنتاجيتهم أو الحصول على أفكار جديدة ليكون أكثر إنتاجية.
- إنشاء وتنفيذ استراتيجيات لإدارة الوقت تعمل على تبسيط المهام والعمليات الخاصة من أجل الوفاء بالمواعيد النهائية.
- ممتاز في تقدير مقدار الوقت اللازم للمشروع ووضع خطة مناسبة لإنجازه.
ملاحظات الموظف في التقييم السنوي
يتم تعريف ملاحظات الموظف على أنها عملية تقديم اقتراحات بناءة للموظفين من قبل مديري التقارير والمشرفين والأقران. ومع ذلك ، فإن هذه العملية ليست مقيدة هنا فقط ، بل تشمل ملاحظات الموظف أيضًا التعليقات التي يرغب الموظف في تقديمها إلى مديره أو زملائه أو المنظمة ككل.
فيما يلي المزايا المرتبطة بتعليقات الموظفين
- حل النزاع حتى قبل النزاع: من فوائد وجود ثقافة ردود الفعل المفتوحة أنها تسهل حل النزاع حتى قبل تصاعد النزاع. يجب أن يشعر الموظفون في أي مؤسسة أنه يمكنهم مناقشة الأمر بصراحة مع مديريهم أو زملائهم والعكس صحيح. ستكون التعليقات هنا حوارًا وليس مونولوجًا.
- عندما يعتاد الموظفون على إعطاء الملاحظات أو تلقيها بانتظام ، فلن يكون هناك أي قلق مرتبط بالعملية. هذا يعني أنهم سيعرفون كيفية التعامل مع الموقف المتوتر وأخذ الملاحظات في خطوة.
- التطوير المهني: كلما أصبح الموظف مرتاحًا لطلب / إعطاء التعليقات ، كلما أخذ هذا الأمر على أنه مبادرته الخاصة. سيؤدي هذا إلى تطوير مهني أكثر تنظيماً.
- زيادة مشاركة الموظفين: عندما يكون لدى المنظمة ثقافة شفافة ، يتم تطبيق آلية ردود فعل جيدة التصميم ، والاهتمام الفوري بأي مشاكل محتملة ، وما إلى ذلك ، سيكون هناك بالتأكيد زيادة في مستويات مشاركة الموظفين . تذكر أن التعليقات لا تتعلق فقط بتحسين الموظفين أو المؤسسة ، بل تتعلق أيضًا بأداء عمل جيد مرارًا وتكرارًا.
ما هو الغرض من تقييم الأداء؟
- تقييم الأداء الدوري هو بطاقة تقرير الموظف من مديره / مديرها الذي يقر بالعمل الذي قام به في وقت محدد ونطاق التحسين.
- يمكن لصاحب العمل تقديم ملاحظات حول نقاط قوة الموظف والسعي للتحسين في المجالات التي يحتاج الموظفون إلى العمل فيها.
- إنها منصة متكاملة لكل من الموظف وصاحب العمل للوصول إلى أرضية مشتركة حول ما يعتقده كلاهما أنه يليق بأداء عالي الجودة. يساعد هذا في تحسين الاتصال ، مما يؤدي عادةً إلى مقاييس فريق أفضل وأكثر دقة ، وبالتالي نتائج أداء محسنة.
- الهدف من هذه العملية الكاملة لتقييم الأداء هو تحسين طريقة عمل الفريق أو المنظمة ، لتحقيق مستويات أعلى من رضا العملاء.
- يجب على المدير تقييم عضو فريقه بانتظام وليس فقط مرة واحدة في السنة. بهذه الطريقة ، يمكن للفريق تجنب مشاكل جديدة وغير متوقعة مع العمل المستمر الذي يتم القيام به لتحسين الكفاءة والكفاءة.
- يمكن لإدارة المنظمة إجراء دورات تدريبية متكررة للموظفين وتنمية المهارات بناءً على مجالات التطوير المعترف بها بعد جلسة تقييم الأداء.
- يمكن للإدارة إدارة الفريق بشكل فعال وإجراء تخصيص للموارد الإنتاجية بعد تقييم الأهداف ومعايير الأداء المحددة مسبقًا.
- يمكن أن يساعد تقييم الأداء المنتظم في تحديد نطاق النمو في مهنة الموظف ومستوى التحفيز الذي يساهم به في نجاح المؤسسة.
- يتيح تقييم الأداء للموظف أن يفهم أين يقف مقارنة بالآخرين في المنظمة.
إعطاء تقييم لطالب
- ركز على تقييم المستوى التعليمي للطلاب.
- ركز على تقييم المستوى التعليمي للطلاب. يُعد الهدف الرئيسي للتقييم هو مساعدة الطلاب للتعلم بشكل أفضل، لذا أعطهم تعليقات مفيدة توجههم لتحسين أدائهم لا مجرد إلقاء للوم وتعديد للأخطاء. تعامل مع الأمر كتوجيه وإرشاد لهم لا كمجرد نقد.
- قدم تقييمًا تحريريًا على أنواع مختلفة من الفروض الطلابية مثل الفروض التحريرية أو العروض أو المشاريع العملية.
- قدم تقييمًا للمحتوى والإطار.
- قدم تقييمًا للمحتوى والإطار. تتساوى هاتان النقطتين في الأهمية، وعلى الطلاب التحسن في كل منهما. يُعد هذا أمرًا هامًا خاصة إذا كان طالب ما أقوى في ناحية منهما أكثر من الأخرى، كطالب يمتلك الكثير من الأفكار المميزة ومكتملة النضج، لكنه ضعيف في الإملاء ويخطئ كثيرًا في علامات الترقيم ويدمج جملًا بدلًا من فصلها أو يفصل أجزاءً كان ينبغي ضمها على أصل الجملة.
- إذا كنت تقدم تقييمًا حول عرض شفوي أو مشروع دراسي، فاحرص على تغطية كل جزء من الفرض.
- على سبيل المثال، ينبغي أن يغطي تقييم العرض الشفوي محتوى الشرح نفسه بجانب مهارة التحدث أمام جمهور، بينما يشمل تقييم المشروع كلًا من المحتوى والإبداعية والتنفيذ.
- كن محددًا سواء في التقييم السلبي أو الإيجابي.
- كن محددًا سواء في التقييم السلبي أو الإيجابي. لن توضح كتابة تعليقات مثل “أحسنت” أو “هناك تحسن كبير” أو “يحتاج هذا لمزيد من العمل” للطلاب ما عليهم فعله ليتحسنوا أو ما الذي أحسنوا عمله. على الطلاب أن يعرفوا ماذا استحسنت أو انتقدت تحديدًا ليكون التقييم فعالًا.[٢٣]
- مثال: “أطروحتك واضحة وتم التعبير عنها بشكل جيد وقمت باستخدام النمط المتفق عليه. على الناحية الأخرى، عليك تحسين عناوين الفقرات حيث أنها غير مرتبطة بالأطروحة الأساسية”.
- قدم اقتراحات مثل: “أفكارك مكتملة النضج، لكن أرى أن تأتيني لبعض الإرشاد والتوجيه لنعمل على تحسين استخدامك لعلامات الترقيم وتجزئة الجمل”.
- اجعل تقييمك مزيجًا بين التعليقات الإيجابية والنقد البناء.
- اقترح طرقًا لإضفاء التحسينات بدلًا من تصحيح الأخطاء مباشرة.
- اقترح طرقًا لإضفاء التحسينات بدلًا من تصحيح الأخطاء مباشرة. لا مشكلة في تحديد بعض الأخطاء، لكن لا تصحح أخطاء المقال مباشرةً بيديك. وضح المشكلة التي رأيتها في المقال، كالإفراط في استخدام الفواصل في غير موضعها مثلًا، ثم اقترح المهارة التي على الطالب العمل على تطويرها.
- مثال: “لقد أفرطت في استخدام الفواصل في المقال، لذا أقترح مراجعة قواعد استخدام الفاصلة وكيفية تجنب دمج الجمل غير المتعلقة ببعضها. إذا أتيتني للاستشارة ومزيد من التوجيه، يمكننا العمل على كتابة فقرة معًا.
- حدد أولوياتك في تقييم الفرض أو المقال القادم.
- حدد أولوياتك في تقييم الفرض أو المقال القادم. سيعطي هذا للطلاب شيئًا ليركزوا عليه أثناء عملهم للمرة القادمة، لذا ابنِ أولوياتك وفقًا لغايات التعليم المنشودة أو احتياجات الطالب اعتمادًا على أداء الطالب السابق.
- قل مثلًا: “ركز الآن على تحسين استخدامك لجمل الفاعل وتجنب الجمل المتقطعة الركيكة”.
- ركز تقييمك على مقطع أو مهارة واحدة بعينها إذا كان الوقت ضيقًا.
- ركز تقييمك على مقطع أو مهارة واحدة بعينها إذا كان الوقت ضيقًا. ركز انتباهك إما على الأهداف المنشودة من الدرس الحالي أو على حاجات ونقاط ضعف الطالب الذي تقيمه، واحرص على توضيح اكتفائك بتقييم أجزاء معينة فقط من كتابات الطلاب حتى لا يفترضوا أن بقية المقال خاليٌ تمامًا من العيوب.
- أبرز أو حدد المقطع الذي تكتب عنه التقييم.
- أخبر الطلاب بتقييمك لجزء من المقال فقط قبل توزيع الفروض عليهم ثانيةً.
- اسمح للطلاب باختيار أي من المقاطع أو المهارات يودون تقييمك لها إذا أردت.
- لا تحمل الطلبة فوق طاقتهم.
- لا تحمل الطلبة فوق طاقتهم. إذا كان هناك الكثير من الأخطاء، فلا تحاول إصلاحها كلها في تقييم واحد، فسيؤدي إعطاء الكثير والكثير من المعلومات دفعة واحدة إلى إرهاق الطالب، مما سيؤدي إلى إحباطه. ابدأ بالأخطاء الأساسية أو التعديلات الواضحة البسيطة بدلًا من ذلك.
- مثال: “ابدأ بالتركيز فقط على تجنب الأخطاء المتعلقة بفصل الجمل والبحث عن الكلمات التي لا تعرف تهجئتها في القاموس”.
- ركز فقط على أهداف التعليم المنشودة من هذا الفرض إذا أردت.
- شجع الطالب على الاستمرار في الكد والتحسين من نفسه.
- شجع الطالب على الاستمرار في الكد والتحسين من نفسه. اختتم التقييم بملحوظة إيجابية لتشجع الطالب ليستمر في العمل والاجتهاد، لذا أشر إلى التحسينات الأخرى التي حققوها في بقية المقال لتشجعهم على التطلع لما هو أفضل.
- مثال: “بعد رؤيتي لمدى تطور مستوى كتابتك هذا العام، أعلم أنك ستستغل تلك التعليقات والتوصيات أفضل استغلال. أتطلع لقراءة مقالك القادم”.
كتابة تقييم في حالة مراجعة الأداء الوظيفي
- حدد هدفك من مراجعة الأداء الوظيفي.
- حدد هدفك من مراجعة الأداء الوظيفي. حدد الهدف الذي تقوم بالتقييم من أجله، فسيساعدك معرفة ما تريده في بناء تقييمك كما سيساعد الموظف في توقع ما ينتظره من التقييم.
- على سبيل المثال، هل ستركز على تطور الموظف نفسه؟ أم أنك تقوم بتقييم على مستوى الشركة ككل لتحدد أكثر نوع من التطوير الاحترافي سيفيد الشركة؟ أم أنك تقوم بتقييم ربع سنوي؟
- وضح هذا الهدف للموظف عند إعطائه التقييم، فقل مثلًا: “تخطط الشركة لإعطاء جلسات تطويرية احترافية وفقًا لاحتياجات العاملين، لذا أقوم بتقييم الأداء الوظيفي لكل الموظفين”.
- راجع التقييمات التي تم إعطاؤها له سابقًا.
- راجع التقييمات التي تم إعطاؤها له سابقًا. قد يكون ذلك تقييمًا سابقًا أو حتى ملحوظة غير رسمية تم إبلاغه بها أثناء فترات التقييم. قيّم أيضًا ماذا فعل حيال التقييم السبق، هل استخدمه ليطور من نفسه؟ هل أهمله تمامًا؟
- إذا اهتم بالتقييم السابق، فسجل هذا كنقطة إيجابية في تقييمك الحالي.
- إذا أهمل التقييم السابق، فناقشه في المشكلة الأساسية التي تم تناولها مسبقًا وفي تخاذله عن العمل على هذا التقييم والتطوير من نفسه لحل تلك المشكلة ايضًا.
- فصّل التقييم الإيجابي محددًا ذلك بالأمثلة.
- فصّل التقييم الإيجابي محددًا ذلك بالأمثلة. يُعد من الأفضل البدء بالنقاط الإيجابية دومًا، لذا أخبر الموظف بالأشياء التي أحسن عملها محددًا أي إنجازات قام بها. كن صادقًا ولا تختلق شيئًا، لكن حاول ذكر نقاط إيجابية قدر ما ستذكر من نقاط سلبية.
- ادعم كلامك بأمثلة مثل: “لقد أبرزت مبادرة عند تطوعك للإشراف على المشروع، كما أبرزت مهارات قيادة رائعة بتنسيق عمل فريقك وأخذك باقتراحات بعض أعضاء الفريق وتوزيع المهام عليهم”.
- امدح السلوكيات التي تود أن يستمر الموظف عليها.
- قدم نقدًا بناءً مدعّمًا حديثك بالأمثلة.
- قدم نقدًا بناءً مدعّمًا حديثك بالأمثلة. ركز نقدك على أكثر الأشياء إفادة لأهداف عمل الشركة أو الموظف، موضحًا له الأجزاء التي يعاني من قصور بها، ولمَ يُعد ذلك مشكلة.
- اجعل أمثلتك محددة وواضحة كالتالي: “لقد أهملت شئون الميزانية في عروضك الثلاثة الأخيرة مما أدى لإبطاء حركة المشروع” أو “لقد جلبت 6 عملاء جدد للشركة خلال الربع السنوي السابق، بينما جلبت عميلين جدد فقط في هذا الربع مما يُعتبر انحدارًا في مستوى الأداء الوظيفي”.
- حدد معاييرًا لمستوى الأداء الوظيفي لفترة التقييم القادمة.
- حدد معاييرًا لمستوى الأداء الوظيفي لفترة التقييم القادمة. سيساعد ذلك الموظف ليعرف ما الذي سيركز عليه ي الفترة القادمة، مما سيساعد في تحقيق أهداف الشركة من خلال عمل الموظف، كما سيجعل التقييم أكثر إفادة للموظف حيث سيعرف ما الذي تريد أن يستنبطه من التقييم.
- ينبغي أن تكون تلك الأهداف موجزة ومحددة كالآتي: “على الموظف تحقيق 4 عمليات بيع في اليوم الواحد” أو “على الموظف زيادة معدل التواصل مع العملاء” أو “على الموظف إتمام دورة مهارات القيادة”.
- ركز في تقييمك القادم لهذا الموظف على مراجعة تلك الأهداف المتفق عليها في التقييم الحالي، حيث أن ذلك ما سيتوقعه الموظف منك.
- اقترح سبلًا للتطوير الوظيفي.
- اقترح سبلًا للتطوير الوظيفي. ابنِ تلك الاقتراحات وفقًا للنقد البناء الذي قدمته مسبقًا، وقد تتضمن تلك الاقتراحات عدة خيارات بناءً على حجم مواردك مثل الدورات التدريبية أو ورش العمل أو تدريب داخلي من الشركة أو دورات إرشادية، أو ابحث حتى عن دورات تعليمية مجانية على الإنترنت إن كانت موارد الشركة محدودة.
- كن مرحبًا بفكرة تغيير هذا الاقتراح بعد مناقشة التقييم مع الموظف، فقد يطلب الموظف وسيلة تطوير أخرى لم تكن ضمن اقتراحاتك.
- ضع أهداف الموظف الوظيفية في الاعتبار. إذا كان الموظف يطمح للترقي لمنصب إداري مثلًا، فاختر تدريبًا لمهارات القيادة كوسيلة للتطوير الوظيفي، أو إذا كان الموظف مهتمًا بالتصميم، فأشركه بدورات تدريبية في ذلك ليستخدم تلك المهارات في صالح الشركة.
- اختتم التقييم ببعض التشجيع.
- اختتم التقييم ببعض التشجيع. مهما كان أداؤك أثناء المراجعة رائعًا، فلا أحد يحب أن يتم إخباره بعيوبه أو ما الذي يجب العمل على تطويره في أدائه، لذا سيساعد الختام ببعض التحفيز على رحيل الموظف وهو يشعر بالحماس والقوة لا بالإحباط والخيبة.
- مثال: “لقد قابلتك بعض العقبات والتعثرات خلال الربع السنوي السابق، لكنك أبليت بلاءً رائعًا في تعويض ما تراكم عليك من عمل. نحن سعيدون بأدائك ونتمنى رؤية ما هو أفضل في الربع السنوي القادم”.
- شجع الموظف على التجاوب معك وإعطاء رأيه.
- شجع الموظف على التجاوب معك وإعطاء رأيه. من الممكن فعل ذلك شفويًا بعد مناقشتك للتقييم معه، أو بإعطائه استمارة تقييم ليملأها. ستحصل على تجاوب أفضل وأكثر صدقًا إذا تركت مساحة للموظف ليفكر في التقييم ومراجعة الأداء الوظيفي التي قمتما به ويكوّن رأيه دون تواجدك أو أي ضغط منك.
- اطلب من الموظف إعطاءك تقييمه للتقييم الذي قمت به، فقل مثلًا: “إذا كان بإمكانك تحسين شيء واحد في الطريقة التي قدمت بها بالتقييم، فماذا سيكون؟” أو “هل كان التقييم واضحًا ومفيدًا”