مطلوب مساعد اداري في هيئة كفاءة الإنفاق والمشروعات الحكومية – الرياض
المهام والمسؤوليات:
- – يتابع العمليات اليومية لوظيفته لضمان استمرارية العمل
- – يتبع جميع سياسات الإدارات والإجراءات والمعايير والتعليمات ذات الصلة لضمان تنفيذ العمل بطريقة متسقة وخاضعة للرقابة.
- – يساعد في إعداد التقارير الصحيحة و في الوقت المطلوب لتحقيق متطلبات و معايير الهيئة.
- – يضمن الامتثال بجميع سياسات وإجراءات السلامة والجودة والتنظيمية في وحدات الأعمال، من أجل ضمان سلامة الموظفين والامتثال باللوائح.
- – يبحث باستمرار عن فرص التطوير والتحسين في سياسات وحدة الأعمال وإجراءاته وأنظمته وممارساته، مع مراعاة أفضل الممارسات الدولية، وخفض التكاليف وتحسين الإنتاجية.
المهام الفنية:
- – القيام بالمهام الإدارية و الكتابية العامة بما في ذلك الطباعة والمراسلات وغيرها.
- – الحفاظ على نظام حفظ النسخ الإلكترونية والورقية.
- – استرجاع الوثائق من نظام الملفات.
- – التعامل مع طلبات المعلومات والبيانات.
- – حل المشكلات والاستفسارات الإدارية.
- – إعداد ردود مكتوبة على الاستفسارات الروتينية.
- – إعداد وتعديل المستندات بما في ذلك المراسلات والتقارير والمسودات والمذكرات ورسائل البريد الإلكتروني.
- – جدولة وتنسيق الاجتماعات والمواعيد وترتيبات السفر لرئيس وحدة الأعمال أو الإدارة.
- – إعداد جداول الأعمال للاجتماعات وإعداد الجداول الزمنية.
- – تسجيل وتجميع وتدوين وتوزيع محاضر الاجتماعات.
- – فتح وفرز وتوزيع المراسلات الواردة.
- – الحفاظ على قوائم اللوازم المكتبية.
- – تنسيق صيانة المعدات المكتبية.
- – تنسيق والاحتفاظ بسجلات للموظفين والهواتف وطلب اللوازم المكتبية.
- – تحديث وصيانة سياسات وإجراءات المكتب.
- – العمل كمسؤول تواصل لأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.
- – التواصل مع المساعدين التنفيذيين مع الطلبات والاستفسارات من كبار المديرين.
- – العمل كوسيط بين الإدارات الأخرى والجهات الخارجية على حسب الحاجة، بما في ذلك الموظفين رفيعي المستوى مثل المدراء التنفيذين.
- – تأدية أي مهام أخرى ذات صلة عند طلب المدير المباشر.
الشروط:
- 1- درجة الدبلوم أو البكالوريوس في المجالات الإدارية ذات الصلة.
- 2- خبرة لا تقل عن سنتين في الأعمال الإدارية خبرة في نفس المجال المهني والمجالات ذات الصلة.